Werkbonnen

INSTRUCTIES MODULE  WERKBONNEN

De werkbonnen kunnen worden gebuikt om medewerkers uren te laten schrijven op basis van een werkbon (urenbrief) en deze digitaal te laten goedkeuren door de klant op locatie. Dit allemaal zonder papier!

Invoer van uren door medewerkers kan alleen via de mobiele versie op de telefoon (inloggen via browser  op telefoon).

Stap 1 – Klanten en medewerkers

1.1  invoeren klanten (1x per klant)

Invoeren nieuwe klanten via Relaties -> nieuw -> debiteur/klant.

– Vul ook meteen alle contactpersonen daarbij in van deze klant, met email en telefoonnummer (om meerdere contactpersonen toe te voegen, klik button ‘nieuw contactpersoon’ na het invoeren van de eerste contactpersoon). Dit is de contactpersoon die bijvoorbeeld de werkbon gaat goedkeuren.

1.2 

Invoeren medewerkers waarop uren moeten worden geschreven via Relaties -> nieuw persoon -> medewerker (1x per medewerker)

Stap 2 – Gebruikers

2.1 Aanmaken nieuwe gebruikers die moeten kunnen inloggen om uren in te voeren.

– via Beheerscherm -> Gebruikers -> nieuw en selecteer dan een van de eerder ingevoerde medewerkers (zie punt 1.2 hierboven)

2.2 Rechten & rollen instellen per gebruiker

Via Beheerscherm -> Gebruikers -> actief -> acties -> rechten en rollen

–  Toegangsrechten = urenmedewerker (ziet alleen uren wanneer ingelogd)

Via Beheerscherm -> Gebruikers -> actief -> acties -> Voorkeuren uren

–  aanvinken ‘Toon werkbonnen tonen’
– aan- of uitvinken ‘Losse uren invoeren mobiele versie bij werkbon’
– uitvinken ‘Toon standaard uren invoerscherm’ (als gebruiker alleen via werkbonnen mag invoeren en geen losse uren)

Als er voorcalculatie-urenregels zijn ingevoerd met een medewerker (zie punt 3.2) dan zullen deze uren automatisch zichtbaar worden voor de medewerker onder de tab Vaste uren.

Stap 3 – Invoeren projecten / opdrachten

3.1 Invoeren nieuw project via Projecten -> nieuw

Maak projecten aan per klant + medewerker

– selecteer ook een contactpersoon van de klant (diegene die werkbon moet goedkeuren)

– selecteer de medewerker die gekoppeld moet worden aan dit project

– vul ook begin- en einddatum in wanneer bekend

– vul bij factuurreferentie eventueel een kenmerk van de klant in zoals een opdrachtnummer

3.2 invoeren voorcalculatie uren voor de planning

Invoeren Voorcalcalculatie via Project details -> acties -> voorcalculatie nieuwe uren

– vul bij Datum eerste dag van de week in of de eerste dag van de opdracht

– vul bij uren het totaal aantal uren van het project of opdracht in

– OF vul uren in per week, 1 voorcalucatieregel per week

– alle voorcalculatie uren samen zijn het totaal van een project of opdracht

– selecteer de medewerker die de uren moet invullen

– optioneel: selecteer een activiteit

Stap 3 – Aanmaken Werkbon

Het aanmaken van werkbonnen gaat via Projecten -> Werkbonnen -> nieuw.

– de naam komt ook op alle werkbonnen te staan, zoals “Week 23 2019”

– de datum van t/m bepaalt wanneer de werkbon zichtbaar is voor de urenschrijvers

Hierna kunnen deze gebruikers inloggen in Kleisteen op de telefoon waarna er uren geschreven kunnen worden op de actieve werkbonnen. Deze uren zullen dan weer te zien zijn bij de werkbon en bij de nacalculatie van deze projecten.

Workflow (Projecten-> Werkbonnen -> workflow)

Het hele proces van nieuwe werkbon t/m factureren volgt een aantal vaste stappen:

1. Gepland (wanneer begindatum bij werkbon in de toekomst ligt)
2. Actief (wanneer huidige datum tussen begin- en einddatum van werkbon ligt)
3. Open (wanneer huidige datum na einddatum van werkbon ligt maar nog niet is vastgelegd)
4. Vastgelegd (door gebruiker of urenmanager, nu klaar om goedgekeurd te worden)
5. Goedgekeurd (door klant via handtekening of emailbevestiging)
6. Geverifieerd (door urenmanager, controle alle gegevens en uurtarieven voor facturering)
7. Gefactureerd

Het goedkeuren kan op drie manieren gebeuren:

1. Via een email naar de klant waarin een knop voor Akkoord staat door het toevoegen van de tag: {work_order_button_customer_approval} aan de mailtekst. Na het klikken op Akkoord komt de klant op een pagina met de werkbon en kan deze definitief  goedkeuren. Hierna wordt er een bevestigingsmail verzonden naar de klant en naar de eigen administratie.
2. Via het zetten van een handtekening op de werkbon op een tablet/ipad of telefoon. Na het goedkeuren zal er een bevestigingsmail verzonden worden naar de klant en naar de eigen administratie.
3. Via de urenmanager die zelf de werkbon goedkeurt.