Urenregistratie

Starten met Uren

Voordat de uren ingevoerd kunnen worden is het verstandig de volgende zaken alvast aan te maken indien nodig:

1. Debiteuren/klanten, deze voer je in via Relaties-Nieuw bedrijf-Debiteur. Vul zo veel mogelijk gegevens in.
2. Uren-medewerkers, deze voer je in via Relaties-Nieuw Persoon-Medewerker
3. Projecten, Indien er gewerkt wordt met projecten, deze voer je in via Projecten-Nieuw
4. Instellen van activiteiten met bijbehorende uurtarieven, deze voer je in via Instellingen (het zwarte driehoekje naast het Wieltje, rechtsboven in het scherm)-Activiteiten:

De manier van uren schrijven

Het is mogelijk om verschillende werkwijzen te hanteren. De uurtarieven kunnen op de volgende manieren ingedeeld worden :

– Per activiteit, hier stel je per activiteit een uurtarief in.
– Per project, in de projectkaart vul je de prijs per uur in.
– Per medewerker, het uurtarief vul je in bij de medewerker, ga naar de relatiekaart van de medewerker )bijv. Relaties-Laatste 25-klik op details-klik op Acties-Instellingen- Uurtarief
– Per klant, het uurtarief vul je in bij de debiteur/klant. Ga naar de relatiekaart van de klant, bijv. Relaties-Laatste 25-klik op details-klik op Acties-Instellingen- Uurtarief.
– Algemeen tarief, voor alle uren die geschreven worden wordt een vast tarief ingevuld. Dit stel je in via Systeemvoorkeuren (Wieltje rechtsboven in het scherm)- Uren- Standaard uurtarief gebruiker.

De werkwijze die gehanteerd gaat worden, stel je in via Systeemvoorkeuren-Uren-Grondslag voor gebruik standaarduurtarief.

 

Let op ! Er dient gekozen te worden voor 1 manier van werken, de werkwijzen kunnen niet door elkaar gebruikt worden.
menu-> uren -nieuw
Het invoeren van Uren

De uren kunnen ingevoerd worden op de volgende wijze :

Afhankelijk van de versie waar je in werkt zie je het volgende scherm

Onder Acties kan het scherm horizontaal of verticaal getoond worden.

Via systeemvoorkeuren -> uren bepaalt u precies wat u in dit scherm wilt zien!

Je kunt ook kilometers invoeren via uren, onderin het scherm kan het tarief per km ingesteld worden, Standaardtarief reiskosten. Het woord km is zichtbaar in de dropdown waar ‘Uur’ zichtbaar is.

Het vakje ‘Factuur’ kan aan- of uitgevinkt worden. Aanvinken betekent dat het gefactureerd moet worden. Uitvinken betekent dat de uren wel geregistreerd worden bijv. bij de Projecten en ook zichtbaar zijn in de overzichten.

Het is op deze manier ook mogelijk om interne uren bij te houden, bijv. vakantie, ziekteverzuim etc. (hier kan een activiteit voor aangemaakt worden).

Extra instellingen:
Via Systeemvoorkeuren -> uren -> ‘Vakje factuur bij urenregistratie altijd aangevinkt’ (default)
Via Instellingen -> activiteiten kun je ook voor bepaalde activiteiten altijd factuur aanvinken (dit overschrijft de standaardinstelling/default).
Via Project -> instellingen -> ‘Status factuur uren’,(dit overschrijft de standaardinstelling/default per project).

Het factureren van geschreven uren

Ga naar Verkoop-Facturering-Open uren. Nu zie je een overzicht van alle uren per klant die nog niet gefactureerd zijn. Mis je uren? Bedenk dan of je bij het invoeren van uren het aankruisvinkje had aangevinkt.

Klik vooraan de regel bij de klant op Nieuwe factuur- vink vooraan de regel alle uren aan die gefactureerd moeten worden- klik dan op Maak factuur. Nu is de factuur gemaakt. Klik op Print kopie om te kijken hoe de factuur eruit ziet.

berekening bedragen

Als u een begin- en een eindtijd invult en vervolgens in het vakje tijd klikt, wordt deze automatisch ingevuld (naar gelang de tijdseenheid die gekozen is).

De berekening van de bedragen gaat als volgt:

eenheid uur : uurtarief * aantal uren
– hierbij worden de uren afgerond op 2 decimalen naar boven

eenheid minuten : uurtarief * (aantal minuten / 60)

In het algemeen is de afronding bij minuten nauwkeuriger dan die van uren. Bij eenheden van 15 minuten geven deze allebei hetzelfde bedrag.

Kijk ook bij de voorkeuren voor dit scherm waar u vele standaardinstellingen kunt afstemmen op uw situatie. Dit kan ook via programma -> instellingen -> systeemvoorkeuren -> uren.

Uren invoeren op uw mobiel:

– Via de mobiele uren app op de telefoon. Ga naar www.kleisteen.nl en log op de normale manier bij Klantenlogin in via de browser van je telefoon. Je komt dan in de mobiele versie van Kleisteen. Klik op Menu-Nieuwe uren en vul de velden in. Voeg de url/pagina waar je nu in zit, toe aan het beginscherm van de telefoon. Bij een Iphone druk je onderin op vierkantje met pijltje naar boven-kies dan voor Zet op beginscherm. Nu zie je een app icoontje van Kleisteen op je telefoon verschijnen.

Verschillende opties zijn per gebruiker in te stellen via Beheerscherm -> gebruikers -> actief -> acties -> Voorkeuren-uren:

• en/of volledig uren invoerscherm
• en/of alleen voor specifieke projecten
• en/of alleen voor specifieke werkbonnen (urenbriefje)