Offerte maken

Om een nieuwe offerte te maken kun je gaan naar Offerte -> Nieuwe en hier de bijbehorende relatie/klant selecteren of opzoeken.

Het maken van de offerte gebeurt in 2 stappen:Eerst vul je de velden in, dan bewaar je het scherm en kun je verder de order/offerteregels toevoegen.

Je kunt ook een nieuwe offerte aanmaken vanuit een bestaand project via Akties -> Offerte nieuw.

Een andere manier om een nieuwe offerte te maken is door het opzoeken van een relatie/klant en daar te kiezen voor Akties -> Offerte nieuw.

In het eerste offerte scherm vul je eerst de velden in.

 

Je hebt de optie om de offerte aan een project te koppelen, dan komen de offerte-regels ook direct in de voorcalculatie van het project terecht. Ook heb je mogelijkheid om uren aan je offerte toe te voegen.

 

Klik op  Bewaar/floppy bovenin. Het scherm ververst en aan de rechterkant zie je de mogelijkheid om regels toe te voegen. Dit kunnen producten zijn uit de productenlijst of vrije tekstregels.

 

Offertestatus

Je kunt zelf de offertestatus instellen via Instellingen -> Offerte status.

Via Systeemvoorkeuren -> offerte kun je een automatische offertestatus instellen voor:

• Offertestatus na printen of mailen
• Offertestatus na bevestiging klant

Offertetekst

Je kunt de offerteteksten instellen via Instellingen -> Standaardteksten -> Offerte. Je kunt een standaard offertetekst instellen via Systeemvoorkeuren -> Offerte.

Offerte mailtekst

Je kunt mailteksten voor het versturen van de offerte instellen via Instellingen -> Standaardteksten -> Email. Je kunt een standaard mailtekst instellen via Systeemvoorkeuren -> Offertes -> Standaard mailbericht offerte.

Bevestiging van offerte door klant via email

Je kunt eventueel een link in de email naar de klant zetten waarmee de klant de offerte kan bevestigen. Dit kan door de volgende tag toe te voegen aan de mailtekst :  {quote_button_customer_approval} . Deze zal automatisch omgezet worden naar een link die zal leiden tot een pagina waar de klant op Akkoord moet klikken om de offerte te bevestigen. Voor de klant ziet dat er zo uit:

Daarna ontvangt de klant ook een bevestigingsmail.

 

 

Je kunt instellen naar welke offertestatus de offerte moet gaan nadat een klant de offerte bevestigd heeft. Dit kan via Systeemvoorkeuren -> Offertes -> Offertestatus na bevestiging klant.

Na het bevestigen zal er ook een bevestigingsemail naar de klant worden verzonden en naar de superuser van de administratie.

Factureren – Offerte omzetten naar factuur

Nadat de offerte bevestigd is en gereed is voor facturering kun je via Akties -> Nieuwe factuur de offerte factureren.

Omzetten naar verkooporder

Je kunt een offerte ook omzetten naar een Verkooporder voor verdere verwerking via de verkooporders (magazijnbon, pakbon, orderbevestiging, pro-forma factuur).