Kosten invoeren-uitgebreide uitleg

De Invoervelden:

Datum
De datum is een verplicht veld. De ingevoerde datum is bepalend voor de BTW-aangifte en voor de rapportages.
Meestal is dit de factuurdatum, datum op de bon (facturenstelsel) of datum van een betaling (kasstelsel).

De standaard manier is dd-mm-yy. Wanneer u geen jaar invult, wordt automatisch het huidige jaar toegevoegd. Als u 1-7 typt, maakt het systeem daar 1 juli van dit jaar van.
Om een ander jaar in te voeren, hoeft u alleen de laatste 2 cijfers van dat jaar aan de datum toe te voegen, bijvoorbeeld 12-8-17 voor 12 augustus 2017.

Omschrijving
Vul hier iets in wat voor u (en/of uw boekhouder) herkenbaar is, vaak een productomschrijving.

Bedrag
U kunt in het veld achter het bedrag kiezen om het bedrag inclusief BTW, het bedrag exclusief BTW of het BTW-bedrag zelf in te voeren.

BTW-percentage
Kies het juiste percentage, dit staat bijna altijd op uw bon aangegeven. Kies ‘geen’ indien er geen BTW van toepassing is.
Als u een BTW-bedrag wilt invoeren, kies dan ‘BTW’ .
Als u ‘BTW’ kiest, moet u vervolgens ook een percentage selecteren, anders weet Kleisteen niet waar dit bedrag geboekt moet worden.

Indien u meerdere BTW-percentages moet invoeren bij 1 bon kunt u meerdere regels invoeren (1 regel per percentage).

Soms beschikt u alleen maar over een totaalbedrag en de gesplitste BTW-bedragen en geen bedragen in- of exclusief BTW. U kunt dan nog wel de BTW-bedragen invoeren maar hierdoor kunnen kleine verschillen ontstaan door het terugrekenen.

Tegenrekening (soms betaalwijze genoemd):

Hier staat standaard Crediteuren ingesteld. Als het bedrag per zakelijke bankrekening wordt betaald dan is dit correct.
U kunt kiezen voor tegenrekening ‘kas‘ als het bedrag al contant betaald is. De betaling is dan direct geboekt in de kas, dit vindt u ook terug in uw kasboek- scherm. Zie Ebankieren-kas, je kunt dit per Dag/Week/Maand laten tonen. In het overzicht Per dag, kun je ook zien of de kas negatief loopt.
Kiest u een van de overige tegenrekeningen dan vindt u de boeking terug in het OPEN POSTEN scherm.

Als u iets met privé-geld (hetzij contant, hetzij van uw privé-bankrekening) heeft betaald, kunt u kiezen voor ‘declaraties‘.
U kunt ook nog kiezen voor ‘automatische incasso‘ indien het bedrag automatisch van uw rekening wordt gehaald.
Als het een crediteur betreft die u heeft ingevoerd bij uw relaties, kunt u voor crediteur kiezen, kies dan ook de betreffende crediteur in het veld ‘crediteur’. U kunt ter plekke een nieuwe relatie toevoegen:

 

De tegenrekening die u hier invoert, bepaalt waar u de boeking terugvindt bij de OPEN POSTEN.

Categorieën
Kies hier de categorie (dit is de grootboekrekening).
Indien gewenst kunt u de categorieën aanpassen bij:
Instellingen -> verkopen
Instellingen -> inkopen
Instellingen -> kosten
U kunt de huidige categorieën een andere naam geven of zelf categorieën toevoegen.
Categorieën die u niet gebruikt kunt u ‘uitzetten’ zodat u ze niet meer te zien krijgt bij het invoeren.

U kunt kosten of uitgaven koppelen aan een crediteur/debiteur, een medewerker of een project.

Optioneel:
U kunt een vervaldatum of een betalingstermijn (deze laatste in dagen) opgeven.
U kunt werken met andere valuta door een vreemde valuta te kiezen.
U kunt kosten boeken op een specifieke afdeling, medewerker of project, indien deze bestaan/aangemaakt zijn.
U kunt er ook voor kiezen om kosten door te belasten naar een project (aankruisvakje achter project).

Declaraties
Mochten er declaraties zijn (bedrijfskosten privé betaald of betaald door medewerkers) dan kun je de speciale tegenrekening ‘Declaraties’ selecteren en een medewerker selecteren naar wie het bedrag overgemaakt moet worden. Bij crediteuren kun je de crediteur/relatie selecteren waar de bon/factuur vandaan komt.

Bij het maken van een betaalopdracht zullen de bedragen worden overgemaakt naar de bankrekening zoals ingevuld bij de gegevens van de medewerker (i.p.v. naar de crediteur).

De speciale declaratie-rekening wordt ingesteld via Systeemvoorkeuren -> Grootboekbeheer -> “Standaardrekening voor declaraties”.

Via Open posten -> Declaratie-rekening kun je alle actuele declaraties zien die nog niet betaald zijn.