Instellingen

U kunt na het aanmelden eigenlijk direct beginnen met werken in Kleisteen.
Maar een aantal zaken zijn handig als u meteen goed op weg wilt zijn:
Deze vindt u voornamelijk onder systeemvoorkeuren en onder instellingen (wieltje en sleuteltje) rechtsbovenin ieder scherm

ALTIJD instellen: uw bedrijfsgegevens, bank, factuurteksten en factuur-layout (met uw eigen logo). Lees verder voor de beschrijving.

Daarna naar wens: kosten- en verkopen-categorieën (voor het overzicht op kosten en verkopen voor u en voor uw boekhouder)
Instellingen – Bedrijfsgegevens
Instellen van uw eigen bedrijfsgegevens, BTW-nummer, KVK-nummer, IBAN-nummer, emailadres etc.

Instellingen – Banken

Geef hier aan welke IBAN-rekening(en) gehanteerd worden voor de onderneming.

Dit is van belang voor e-bankieren.

Bankmutaties kun je handmatig importeren, of gebruik maken van een automatische koppeling.

Instellingen – standaardteksten

Indien u een factuur maakt en/of een aanmaning wilt sturen, kunt u hier de standaardteksten opgeven. Klik hiervoor op “details” en verander de tekst zoals u wilt. Dit is puur het tekstuele gedeelte; de lay-out stelt u in via het menu-programma-layout.

Wanneer u de factuur maakt kunt u de tekst kiezen.

WELKE tekst u standaard altijd wilt zien bij het maken van een factuur, stelt u in bij systeemvoorkeuren-> facturering.

Op het moment dat u de factuur maakt kunt u de gekozen tekst wijzigen, en ook de tekst zelf aanpassen indien nodig.

menu –Layout (voor o.a. uw factuur)
De lay-out van een brief en/of factuur kunt u hier bepalen. Allereerst kunt u een eigen logo uploaden die u in de lay-out kunt verwerken.

In het detailscherm (klik op de regel) van de layout kunt u zelf zaken instellen zoals lettertype, en de adres- of factuurgegevens verschuiven ten opzichte van de standaard Kleisteen lay-out.

Wilt u de gemaakte wijzigingen bekijken, dan moeten deze eerst bewaard worden voordat ze in ’toon concept’ links bovenin het scherm bekeken kunnen worden.

U kunt van diverse velden en lijnen het aantal mm opgeven dat het veld horizontaal of verticaal verschoven moet worden. Factuurgegevens, factuurregels, totalen en standaardtekst kunnen verticaal worden verplaatst. Bij verticaal verschuiven geldt: tekst of lijn wordt naar boven verplaatst, indien u een minteken (–) voor het getal plaatst wordt de tekst naar beneden verschoven.

Horizontaal geldt: tekst wordt naar rechts verschoven, indien u een minteken (-) voor het getal plaatst wordt de tekst naar links verschoven.

tekst1 is koptekst, zichtbaar boven een eventuele lijn. tekst2 is koptekst, zichtbaar onder een eventuele lijn. tekst3 is voettekst. Voor al deze teksten kunt u vervolgens kiezen of deze links, midden of rechts geplaatst moeten worden. Het is ook mogelijk om te kiezen voor de optie “niet tonen”.

Door middel van het instellen van de linker-en rechterkantlijn kan de lengte van de lijn boven- en onderaan de factuur worden bepaald. Een negatief getal invullen bij ‘rechterkantlijn’ houdt in dat de lijn naar links ingekort wordt.
Instellen van verkopen- en kostencategorieën:
Standaard zijn er in Kleisteen een flink aantal categorieën ingesteld (deze komen overeen met grootboekrekeningen). Maar misschien wilt u bij het invoeren van kosten en verkopen veel minder, of andere categorieën zien. Dit kunt u makkelijk zelf instellen:

Instellingen –>Verkopen

Indien u een specifieke omzetcategorie wilt aanmaken (of wijzigen), kunt u deze hier invoeren. Zodra u een factuur maakt, kunt u de gemaakte omzetcategorie daar aangeven. U kunt nu goed meten op welke categorie u de omzet binnenhaalt. Een vinkje voor de omzetcategorie geeft aan dat deze actief is en getoond wordt.

Instellingen –>Kosten

Indien u af wilt wijken van de standaard kostencategorieën, kunt u hier nieuwe categorieën toevoegen of omschrijvingen wijzigen. Heeft u specifieke kosten die u bij wilt houden, dan kunt u deze tijdens het inboeken van kosten, onderbrengen in deze categorieën.
Overige instellingen
Instellingen- >Kas

Maak hier de verschillende kassen aan, en met een vinkje actief te zetten.

Instellingen- >Credit-cards

Heeft u een credit-card, dan kunt u deze hier invoeren in het systeem.

Instellingen- >Relatiegroepen

Wilt u een eigen verdeling maken voor uw relaties in relatiebeheer, dan kunt u deze hier aanpassen.

Instellingen- >Afdelingen

Hier kunt u verschillende afdelingen aanmaken en zichtbaar maken.

Instellingen- >Projectstatus

Indien u met projecten wilt gaan werken, kunt u hier verschillende projectstadia aangeven. Belangrijk is het vierkante vakje achteraan de regel onder factuur. Als u dit aanvinkt dan zijn vanaf deze projectstatus de gegevens zichtbaar bij Facturering -> Projecten.

Instellingen- >Activiteiten

Indien u diensten tegen een bepaald urentarief aanbiedt, kunt u deze hier instellen.

Instellingen->Relatievelden

Wilt u bepaalde extra informatie toevoegen bij uw relaties, dan kunt u dat hier instellen.

Instellingen->Productgroepen

Indien u producten (en/of diensten) verkoopt, kunt u hier een hoofdverdeling aangeven van uw assortiment / dienstverlening.

menu → Boekhouding → Grootboek → Beginbalans

Invoeren van beginsaldi kas en bank, debiteuren (klanten), crediteuren (leveranciers), inventaris, transportmiddelen etc.
Systeemvoorkeuren
Hier kunt u algemene instellingen voor de verschillende onderdelen aangeven.

Vooral het gebruik van standwaardes bij het invoeren (bijv. een standaard btw-percentage, standaard factuurtekst etc).

Deze zorgen er vooral voor dat u sneller kunt werken.

Loop voor u begint alle items langs, zodat u zeker weet dat het systeem helemaal naar eigen voorkeur is ingericht.

Nu zou de administratie helemaal gereed voor gebruik moeten zijn. U kunt bovenstaande instellingen te allen tijde aanpassen. U kunt nu uw administratie voeren met uw eigen persoonlijke voorkeuren.