Grootboekbeheer

Boekhouding -> grootboek

Het rekeningschema in KLEISTEEN is opgebouwd uit vier verdichtingsniveau’s: hoofdgroepen, verdichtingen, subverdichtingen, grootboekrekening/categorieën.

Schematisch:

hoofdgroepen
|
|__verdichtingen
|
|___subverdichtingen
|
|grootboekrekening/categorieën.

In het algemeen zal het standaardschema voldoende zijn voor de meeste kleine bedrijven waarbij eventueel alleen de codering en/of omschrijvingen hoeven worden aangepast. Doordat het rekeningschema gekoppeld is aan een interne codering die niet verandert, kan de codering altijd worden aangepast naar eigen wensen, ook ná het opstarten.

Bij het wijzigen van het rekeningschema is het vooral van belang te letten op de subverdichtingen waar een grootboekrekening aan gekoppeld is. Door het koppelen van een subverdichting aan een grootboekrekening ‘weet’ het systeem automatisch de plek van de grootboekrekening binnen het schema (Balans of Resultaat, debet of credit) en welke functie een rekening eventueel heeft (een bankrekening, afschrijvingsrekening, vaste activa, enz).

De hoofdgroepen, verdichtingen, subverdichtingen zijn vrij universeel ingericht waardoor deze vrijwel nooit hoeven te worden aangepast (behalve eventueel de codering of omschrijving).

Ook al gebruikt u een volledig ander rekeningschema met afwijkende codering, u hoeft meestal alleen maar de codering te veranderen en geen nieuwe subverdichtingen aan te maken en/of grootboekrekening te wijzigen van subverdichting.

Voorbeeld

standaard:
– subverdichting 130 – Crediteuren
– grootboekrekening 1301 – Crediteuren

eigen codering gebruiken door wijzigen code:
– subverdichting 140 – Crediteuren (via subverdichtingen -> details)
– grootboekrekening 1400 – Crediteuren (via grootboeken -> subverdichting -> details)

aansluiting balans en resultaat

De systeemrekeningen worden gebruikt om automatisch de aansluiting te boeken tussen het resultaat en de balans. Na elke transactie in het systeem wordt de aansluiting bijgewerkt.
De aansluitingen worden per maand en per jaar bijgehouden. Op de eerste dag van een nieuw boekjaar wordt het resultaat van ‘winst lopend boekjaar’ naar de ‘Winstreserves’ geboekt.

categorieën/grootboekrekening
Een aantal daarvan hoeft niet te worden aangepast via grootboekbeheer maar kan via -> instellingen worden aangepast.

Instellingen -> verkopen of Instellingen-> inkopen/kosten

Zo kunt u zelf makkelijk categorieën toevoegen of wijzigen voor verkopen en inkopen/kosten.

In de invoerschermen zijn vervolgens de categorieën/grootboekrekeningen zichtbaar.

checklist inrichten eigen rekeningschema

We raden ondernemers aan om hier niet aan te sleutelen tenzij je weet waar je mee bezig bent! Dit is meer bedoelt voor de boekhouders.

1. subverdichtingenstel
Richt als eerste de subverdichtingen in zodat deze qua omschrijving en code overeenkomen met de eigen codering. De subverdichtingen bepalen de primaire plaats van een grootboek binnen het rekeningschema.

2. grootboeken
via Grootboeken -> selectie subverdichting kunt u de grootboekomschrijvingen en codering aanpassen of een nieuwe maken

3. standaardrekeningen
stel de standaardrekeningen in via Boekhouding – Grootboek – Grootboekbeheer -> Kies standaardrekeningen onder de actie knop. Deze zijn verplicht en bepalen in grote mate hoe de automatische boekingen lopen wanneer er via de invoerschermen wordt ingevoerd. Wanneer een bepaalde rekening niet relevant is voor de administratie dan kunt u hiervoor een rekening kiezen die er het meest dicht bij past.

4. rekeninggroepen
stel eventueel de rekeninggroepen bij

5. vaste activa
stel bij de vaste activa de juiste tegenrekeningen in zodat het systeem de juiste automatische afschrijvingen kan boeken. Wanneer geen tegenrekeningen zijn ingevuld dan wordt standaard de desbetreffende vaste activa rekening zelf tegengeboekt (balans) en de afschrijvingsrekening (resultaat) zoals deze bij de standaardrekeningen staat ingesteld.

6. loonrekeningen
stel bij de loonkostenrekeningen de juiste tegenrekeningen voor de juiste boeking van loonjournaalpost. Wanneer er geen tegenrekeningen staan ingesteld dan wordt standaard de desbetreffende loonrekening zelf tegengeboekt (balans) en het saldo naar de Bruto loonkostenrekening (resultaat) zoals deze staat ingesteld bij de standaardrekeningen.

7. omzet/verkooprekeningen
stel bij de verkooprekeningen de juiste tegenrekening in waar de kostprijs verkopen automatisch moet worden bijgeboekt

8. kostprijs verkopen rekening
stel bij de kostprijs verkopen rekeningen de juiste tegenrekening in waar de voorraad automatisch moet worden afgeboekt

verwijderen grootboekrekening
Op dit moment is het nog niet mogelijk om een grootboekrekening volledig te verwijderen. Een grootboekrekening kan wel worden ge-deactiveerd zodat deze verder niet meer zichtbaar is

afwijkend boekjaar
Organisaties met afwijkende boekjaren moeten dit eerst instellen voordat de eerste boeking wordt gedaan! Dit kan via -> instellingen -> systeemvoorkeuren -> algemeen -> ‘laatste maand van boekjaar’.

wijzigen grootboekrekeningen
Grootboeken wijzigen kan via Boekhouding – Grootboek – Grootboekbeheer -> desbetreffende subverdichting -> details.

dagboeken
De dagboeken zijn in KLEISTEEN niet zichtbaar zoals in de ouderwetse boekhoudprogramma’s. De dagboeken worden automatisch gekozen op de achtergrond n.a.v. het invoerscherm waarin een transactie wordt geboekt. Wanneer bijvoorbeeld via Hoofdmenu -> kosten een transactie wordt ingeboekt dan wordt dit op de achtergrond in het inkoopboek verwerkt.

grootboekrekening
De grootboeken vormen het vierde niveau en uiteindelijk het fundament voor het (automatisch) boeken van de journaalposten.

rekeningroepen
De rekeninggroepen dienen om van specifieke groepen van rekeningen alleen het saldo te tonen in overzichten zoals de balans, Open Posten, kasstroomoverzicht. Dit geldt bijvoorbeeld voor rekeningen waarvan de betalingen/ontvangsten niet toe te wijzen zijn aan een specifieke factuur.
Bijvoorbeeld het saldo van alle BTW rekeningen geeft het bedrag weer dat per saldo nog moet worden betaald/ontvangen. Op de balans wordt in eerste instantie alleen het totale saldo weergegeven i.p.v. alle individuele BTW rekeningen waarvan anders met de hand het saldo zou moeten worden berekend.

Andere voorbeelden zijn de rekeningen voor de sociale premies of VPB.

Alle transacties waarvan de verplichtingen en werkelijke betalingen op verschillende grootboeken worden geboekt kunnen worden samengevoegd bij een rekeninggroep.

hoofdgroepen
De hoofdgroepen zijn het hoogste niveau en geven de onderliggende (sub)verdichtingen de plek op de balans of resultatenrekening. In het algemeen volgen de hoofdgroepen de wettelijke rapportage overzichten.

maand- en jaarafsluiting

Een maand en/of jaarafsluiting is verder niet relevant in KLEISTEEN omdat dit een doorlopend systeem is waarbij op elke moment naar een bepaalde periode kan worden gekeken. Het is dan ook mogelijk om voorgaande boekjaren ook nog in te boeken terwijl eerst het huidige boekjaar is ingeboekt.

nieuwe grootboekrekeningen toevoegen

Nieuwe grootboekrekeningen toevoegen kan via Boekhouding -> Grootboekbeheer -> grootboeken -> desbetreffende subverdichting -> nieuwe.

Voor het toevoegen van een nieuwe rekening adviseren wij om zoveel mogelijk een nieuw grootboek aan te maken binnen een subverdichting i.p.v. een bestaande uit een andere subverdichting te gebruiken. Niet gebruikte grootboeken kunt u de-activeren (het verwijderen is nog niet mogelijk op dit moment

instellingen grootboeken

Bij de detailgegevens van een grootboekrekening zijn er een aantal instellingen mogelijk. Welke instellingen mogelijk zijn wordt bepaald door de aard van de rekening.

Instellingen:

1. actief
rekening is wel of niet zichtbaar in de administratie. Blijft wel altijd zichtbaar bij het grootboekbeheer zodat deze kan worden aan- of uitgezet naar behoefte

2. categorie
toon wel of niet in de desbetreffende invoerschermen als categorie (voorbeeld: als kostencategorie bij -> Kosten)

3. open posten
toon wel of niet bij de Open Posten wanneer er een bedrag openstaat op deze rekening

4. tegenrekening
toon wel of niet als tegenrekening in de desbetreffende invoerschermen

5. kas/bank
toon wel of niet als categorie in het invoerscherm voor bank- of kastransacties (-> bank -> transacties)

6. BTW groep
wel of niet een BTW rekening voor het boeken van BTW (voorbeeld: rekening voorbelasting of Af te dragen BTW hoog tarief)

7. loonkostengroep
wel of niet een rekening voor loonkosten en zichtbaar in het invoerscherm van de loonkosten (inkopen/kosten -> loonkosten) (voorbeeld: het tonen van kostenrekening Reiskosten woon/werk zodat hier rechtreeks
op geboekt kan worden)

8. kasstroom
gebruik deze rekening voor het maken van het Kasstroom overzicht – in het Dashboard wanneer dit ingesteld is als zichtbaar)

accountancy
gebruik wel of niet bij aanmaken nieuwe administratie (alleen ACCOUNTANCY/BEHEER modules)

Wanneer een grootboek als standaard- of systeemrekening staat vermeld dan kunt u alleen de omschrijving en codering aanpassen. De onderliggende functie en subverdichting kan niet worden aangepast zolang er bijvoorbeeld geen andere standaardrekening is geselecteerd.

verdichtingen

De verdichtingen zijn het tweede niveau en bieden de mogelijkheid om de hoofdgroepen meer te detailleren. Dit kan van belang zijn voor (afwijkende) wettelijke rapportage eisen of om meer complexe bedrijfprocessen een plek te geven binnen het rekeningschema.

subverdichtingen

De subverdichtingen zijn het derde niveau. Enerzijds kunnen hiermee de Verdichtingen nog meer worden gedetailleerd. Anderzijds geven subverdichtingen de uiteindelijke basisfunctie of identiteit aan de grootboeken (bank, kosten, vaste activa, enz.). Deze basisfunctie wordt aangegeven door de keuze van de systeemcategorie.

Bij het aanmaken van een nieuwe subverdichting is de juiste keuze van de systeemcategorie dan ook belangrijk.

Bijvoorbeeld bij een extra kosten-subverdichting wordt de systeemcategorie ‘kosten’ geselecteerd om aan te geven dat alle onderliggende grootboeken kostenrekeningen zijn.

systeemrekeningen

Er zijn een aantal systeemrekeningen die uitsluitend door het systeem worden gebruikt en welke niet kunnen worden aangepast (behalve evenuteel de codering of omschrijving, maar niet het doel waarvoor de rekening wordt gebruikt).

0206 – Winstreserves
0207 – Winst lopend boekjaar
0298 – Saldo beginbalans (zolang de beginbalans niet volledig op nul is geboekt)
4999 – overboeking kosten
8999 – overboeking verkoopresultaat
9994 – kostenresultaat
9998 – verkoopresultaat
9999 – overboeking totaalresultaat

transacties en journaalposten

Het systeem maakt zelf de benodigde journaalpost aan n.a.v de gegevens die zijn ingevoerd in één van de invoerschermen zoals bij inkopen/kosten of verkopen. Bij alle transacties in het systeem kan de onderliggende journaalpost worden bekeken via de knop ‘Journaalpost’.
Alleen via het memoriaal (Hoofdmenu -> grootboek -> memoriaal) kunnen nog handmatige journaalposten worden geboekt. In het algemeen zal het memoriaal bij de eenvoudige administraties vrijwel niet hoeven worden gebruikt.

wijzigen

Grootboeken worden in Kleisteen meestal categorieën genoemd.
We adviseren u om in deze schermen alleen wijzigingen aan te brengen als dat echt nodig is. Deze schermen zijn eerder bedoeld voor boekhouders als voor de ondernemer zelf.
Alleen het invoeren van zaken in de beginbalans zal wellicht door de ondernemer gebeuren.
Via rapporten komt u in de grootboekkaarten.
Via de knop grootboekbeheer kunt u wijzigingen aanbrengen in de grootboeken.

standaardrekeningen

Ter ondersteuning van het boekhoudsysteem zijn er een groot aantal standaardrekeningen ingesteld waarmee het systeem automatisch de benodigde journaalposten kan maken of ‘weet’ wanneer er achter een grootboek een sub-administratie wordt bijgehouden (debiteuren, voorraad, enz.).

Dit geldt bijvoorbeeld voor rekening 1005 – Autom. incasso te ontvangen. Doordat deze rekening als standaardrekening staat ingesteld ‘weet’ het systeem welke posten er moeten worden getoond wanneer er een Clieop-inkasso opdracht moet worden aangemaakt.
Of dat bij het boeken van een des-investering bij de Vaste activa module, het systeem het boekingsresultaat automatisch boekt op 9100 – Bijzondere baten.

Wanneer een bepaalde rekening als standaard staat ingesteld in het systeem dan wordt dit nadrukkelijk vermeld bij de detailgegevens zodat deze rekening niet per ongeluk gewijzigd zal worden.

De standaardrekeningen zijn verplicht gekoppeld aan een grootboek. Wanneer u een bepaalde standaardrekening niet gebruikt kunt u een grootboek kiezen die het meest er bij past.

De standaardrekeningen kunnen worden beheerd via Grootboekbeheer -> standaardrekeningen.

vaste activa

Er hoeven geen aparte grootboekrekeningen te worden aangemaakt voor elke Activa. Via de Vaste Activa module ( -> investeringen) worden de activa uitgebreid gespecificeerd binnen het desbetreffende grootboek.