Factuur layout, teksten en eigen logo

De factuur wordt gegenereerd in PDF en UBL formaat (voor zakelijke klanten, particulieren krijgen alleen een PDF factuur) en is daardoor niet direct te wijzigen. 

• u kunt de standaard lay-out aanpassen vanuit het menu- Programma  -> Layouts
• u kunt de standaardteksten wijzigen via -> rechtsboven – Instellingen -> standaardteksten

• tot slot kunt u aanpassingen maken in het factuur-detailscherm (adressering, mailbericht factuur en factuurtekst wijzigen) en wanneer u de factuur gaat mailen

Programma  -> Layouts Kies de lay-out die u wilt bekijken of bewerken door op details te klikken. U kunt aangeven welke lay-out voor de factuur moet worden gebruikt door het aankruisrondje aan te klikken.

De standaard-lay-out voor een af te drukken factuur kan uiteraard anders zijn dan de standaard lay-out voor een factuur die per email wordt verzonden.

Als u vervolgens naar de details gaat, kunt u zelf een aantal zaken instellen zoals lettertype, en de adres- en factuurgegevens verschuiven ten opzichte van de standaard Kleisteen lay-out.

U kunt van diverse velden het aantal mm opgeven dat het veld horizontaal of verticaal verschoven moet worden. Bij verticaal verschuiven geldt: tekst wordt naar boven verplaatst, indien een minteken (-) voor het getal wordt geplaatst wordt de tekst naar beneden verschoven. tekst1 wordt koptekst, boven een eventuele lijn. tekst2 wordt koptekst, onder een eventuele lijn. tekst3 wordt voettekst. Voor al deze teksten kunt u vervolgens kiezen of deze links, midden of rechts geplaatst moeten worden.

Teksten en uw LOGO op facturen, aanmaningen en begeleidende email wijzigen

Instellingen -> Standaardteksten De inhoud van de factuur- en mailteksten kunt u hier aanpassen. U kunt hier ook zelf nieuwe teksten aanmaken. Bij Systeemvoorkeuren  (wieltje rechtsboven in ieder scherm) -> Facturen vindt u nog meer voorkeuren voor de facturen, u kunt hier ook aangeven welke van de teksten die u hierboven heeft gemaakt gebruikt dienen te worden als standaardtekst (voor zowel factuur als mailbericht). U kunt facturen afdrukken op uw eigen briefpapier, of op blanco papier. In dat laatste geval wilt u waarschijnijk uw eigen logo op de facturen hebben.

Dit gebeurt in 2 stappen:

Stap 1. inladen van uw logo Programma  -> Layouts. Onder acties gaat u naar logo.

Kies nu voor ‘upload logo’. U kunt nu ‘browse’ (of ‘bladeren’) klikken om het logo op te zoeken. Het logo moet in jpeg-formaat zijn, met een maximale grootte van 100 Kb. Bewaar dit scherm. Geef vervolgens nog de bijbehorende werkelijke afmetingen op van uw plaatje, indien de hier opgegeven maten afwijken van de werkelijke afmetingen wordt uw plaatje namelijk samengeperst of opgerekt tot deze maten. Bewaar het scherm weer.

Stap 2. koppelen logo aan gewenste layout Weer terug in het Layout-scherm kunt u de layout kiezen waar u het logo op wilt plaatsen. Bijvoorbeeld ‘standaard factuur print PDF’. Klik op ‘details’ van deze layout. In het tweede blok ziet u het kopje ‘plaatsing logo’, vink het vakje ’toon’ aan. Vervolgens kiest u de plaatsing van het logo door afstand van bovenrand en afstand van linkerkantlijn (in millimeters) in te voeren. Als u bij beiden 5 invult zal het logo dus linksboven in uw factuur verschijnen als u een nieuwe factuur gaat maken. U kunt het resultaat bekijken door ’toon concept’ aan te klikken, links bovenaan het scherm. U moet de layout wel eerst opslaan voor u de wijziging ziet.

Verschillende layouts maken Het is ook mogelijk om meerdere logo’s en layouts te maken vanaf de Premium versie. Klik onder Programma-Layouts-bij Factuur-in de grijze balk op ‘Nieuwe’. Je kunt per klant de layout instellen die gebruikt moet worden. Klik bij de Relatiedetails op ‘Acties’-Instellingen-Layout factuur-hier kun je per klant instellen wat afwijkt van de default instellingen.

Uw bedrijfsgegevens, IBAN, BTW nummer aanpassen op de factuur? Wijzigingen in uw bedrijfsgegevens worden niet automatisch overgenomen op uw factuur. Om dit opnieuw in te stellen gaat u vanuit het menu naar Programma-> layouts. Kies daar de betreffende lay-out, u ziet daar diverse teksten die u kunt aanpassen. Uw IBAN nummer en BTW nummer staan doorgaans onder ’tekst 3′. Pas de tekst aan, bewaar, en dan kunt u via de knop ’toon concept’ bovenaan controleren of uw wijziging goed op de factuur komt. Bij alle NIEUWE facturen die u maakt, wordt deze wijziging meegenomen.

Plaatje als achtergrond (A4) instellen, eigen briefpapier als achtergrond instellen:

Dit gaat op exact dezelfde wijze als een gewoon logo uploaden.

Alleen geeft u dan als afmetingen op plm. 842 pixels hoog en 595 pixels breed.