Factuur layout, teksten en eigen logo
NB: Niet alleen voor de factuur, ook Offertes, Aanmaningen, Orderbevestingen, Proforma facturen en Pakbonnen worden hier ingesteld.
De factuur wordt gegenereerd in PDF en UBL formaat (voor zakelijke klanten, particulieren krijgen alleen een PDF factuur) en is daardoor niet direct te wijzigen.
Hier worden de instellingen voor de factuur behandeld.
Er zijn 2 plekken waar je teksten voor de factuur standaard in kunt stellen.
1.Via Lay-outs (ook voor logo instellen)
2. Standaardteksten via Linker Icoontjes menu -> Sleutel icoontje Instellingen – Standaard teksten.
Verder is er bij het maken en verzenden van de factuur nog de mogelijkheid om de factuurtekst aan te passen (in de factuur zelf), en om de mailtekst aan te passen (in de pop-up als je kiest voor mailen van de factuur)
1. Lay-out instellen
Linker Icoontjes menu -> Layouts
Kies de lay-out die je wilt bekijken of bewerken door op details te klikken.
De standaard-lay-out voor een af te drukken factuur kan uiteraard anders zijn dan de standaard lay-out voor een factuur die per email wordt verzonden.
Voorheen werd dit in aparte lay-outs gedaan, nu kun je in de layout zelf aangeven of je de print-versie (meestal is dit printen op eigen briefpapier, zodat logo en bedrijfsgegevens niet in de Kleisteen Layout hoeven worden gezet) of de mail-versie (de PDF) bewerkt.
Je kunt diverse teksten invullen en uw logo instellen. Om te bekijken hoe een voorbeeld factuur kies je de gewenste optie onder het kopje ‘Toon concept’.
Als je voor het eerst in de lay-out bent zie je ook dit staan (plaatje hieronder): dit betekent niet dat je een template MOET maken, maar dit kan wel handig zijn. Bijvoorbeeld als je met meerdere logo’s werkt. Je gebruikt dan hetzelfde template maar met een ander logo (en evt. bedrijfsgegevens/naam).
Via de actie-knop bovenin kun je templates maken.
Hier kun je ook een tekst invullen die dan onderaan-onder de streep-op de factuur komt. Hier kun je bijvoorbeeld je IBAN, KVK, BTW nummer in zetten.
Je kunt van diverse velden het aantal mm opgeven dat het veld horizontaal of verticaal verschoven moet worden. Bij verticaal verschuiven geldt: tekst wordt naar boven verplaatst, indien een minteken (-) voor het getal wordt geplaatst wordt de tekst naar beneden verschoven. tekst1 wordt koptekst, boven een eventuele lijn. tekst2 wordt koptekst, onder een eventuele lijn. tekst3 wordt voettekst. Voor al deze teksten kun je vervolgens kiezen of deze links, midden of rechts geplaatst moeten worden.
LOGO uploaden:
Je kunt facturen afdrukken op je eigen briefpapier, of op blanco papier. In dat laatste geval wil je waarschijnijk je eigen logo op de facturen hebben.
Dit gebeurt in 2 stappen:
Stap 1. inladen van je logo Icoontje links -> Layouts ->Je ziet altijd 2 opties, Layouts of Logo’s.
Ga dan naar de Actieknop-> nieuw. Je kunt nu ‘browse’ (of ‘bladeren’) klikken om het logo op te zoeken. Het logo moet in jpeg-formaat zijn, met een maximale grootte van 100 Kb. Bewaar dit scherm. Geef vervolgens nog de bijbehorende werkelijke afmetingen op van uw plaatje, indien de hier opgegeven maten afwijken van de werkelijke afmetingen wordt uw plaatje namelijk samengeperst of opgerekt tot deze maten. Bewaar het scherm weer.
Stap 2. koppelen logo aan gewenste layout
Weer terug in het Layout-scherm kun je de layout kiezen waar je het logo op wilt plaatsen. Bijvoorbeeld ‘standaard factuur print PDF’. Klik op ‘details’ van deze layout. In het tweede blok zie je het kopje ‘plaatsing logo’, vink het vakje ’toon’ aan. Vervolgens kies je de plaatsing van het logo door afstand van bovenrand en afstand van linkerkantlijn (in millimeters) in te voeren. Als je bij beiden 5 invult zal het logo dus linksboven in je factuur verschijnen als je een nieuwe factuur gaat maken. Je kunt het resultaat bekijken door ’toon concept’ aan te klikken, links bovenaan het scherm. Je moet de layout wel eerst opslaan voor je de wijziging ziet.
Verschillende layouts maken Het is ook mogelijk om meerdere logo’s en layouts te maken vanaf de Premium versie. Klik onder Programma-Layouts-bij Factuur-in de grijze balk op ‘Nieuwe’. Je kunt per klant de layout instellen die gebruikt moet worden. Klik bij de Relatiedetails op ‘Acties’-Instellingen-Layout factuur-hier kun je per klant instellen wat afwijkt van de default instellingen.
Je bedrijfsgegevens, IBAN, BTW nummer aanpassen op de factuur? Wijzigingen in de bedrijfsgegevens worden niet automatisch overgenomen op de factuur. Om dit opnieuw in te stellen ga je weer naar Linker Icoontjes menu -> Layouts.
Kies daar de betreffende lay-out, je ziet daar diverse teksten die je kunt aanpassen. IBAN nummer en BTW nummer staan doorgaans onder ’tekst 3′. Pas de tekst aan, bewaar, en controleer via ’toon concept’ bovenaan of de wijziging goed op de factuur komt. Bij alle NIEUWE facturen, wordt deze wijziging meegenomen.
Plaatje als achtergrond (A4) instellen, eigen briefpapier als achtergrond instellen:
Dit gaat op exact dezelfde wijze als een gewoon logo uploaden.
Geef als afmetingen op: plm. 842 pixels hoog en 595 pixels breed.
2. Teksten op factuur aanpassen via Standaardteksten
Instellingen -> Standaardteksten De inhoud van de factuur- en mailteksten kun je hier aanpassen.
Hier vindt je ook een lijst met ’tags die je kunt gebruiken. Instellingen -> Standaardteksten -> Acties -> Lijst Tags. Dit zijn dynamische velden zodat je dingen als IBAN klant, naam klant, op de factuur kunt zetten.
In onderstaand voorbeeld is de tekst ‘U hoeft dit bedrag…..’ afkomstig uit de Standaardteksten. De tekst onderaan de streep is in de Lay-out ingesteld.
Je kunt hier ook zelf nieuwe teksten aanmaken.
Bij Systeemvoorkeuren (wieltje Linker Icoontjes menu ) -> Facturen vind je nog meer voorkeuren voor de facturen, u kunt hier ook aangeven welke van de teksten die je hierboven hebt gemaakt gebruikt dienen te worden als standaardtekst (voor zowel factuur als mailbericht).
==================================================================
Per 15-9-2026 is de layout module aangepast; hieronder de belangrijkste verschillen
Het menu voor de layout toont nu nog maar drie verschillende groepen: Template, Layouts en Email.
Alle posities van de verschillende blokken staan nu los van elkaar en reageren niet op andere aanpassingen zoals in de oude versie. (Als je 1 blok naar beneden wilde schuiven, ging alles mee).
Het blok met totaalbedragen zal nu altijd onderaan de laatste pagina komen te staan. Er is geen keuze meer om deze altijd op de eerste pagina te tonen.
Het is nu mogelijk om een aparte Template in te stellen -voor Logo en de bedrijfsgegevens bijvoorbeeld- en deze te koppelen aan een layout. Hierdoor hoef je niet meer een logo in te stellen voor elke layout apart.
Voor een printversie op eigen briefpapier hoef je nu geen aparte layout meer te maken. Je kunt bovenaan bij de layout-instellingen ‘Printversie’ aanvinken zodat het Logo en de bedrijfsgegevens niet worden geprint.
Er zijn nieuwe opties voor het tonen van concepten van de verschillende pdf documenten.
Zowel grote (A4) als kleine logo’s kunnen makkelijker op meerdere pagina’s getoond worden.
Nieuwe layout instellingen:
Positie: Basis (factuur) gegevens kunnen nu ook vanaf de rechterkant worden ingesteld.
Positie: Referentie blok kan nu apart worden ingesteld.
Positie: Breedte product/datum kolom kan nu apart ingesteld worden.
Logo: je kunt nu kiezen of een logo ook op de vervolgpagina’s getoond wordt.
Bedrijfsgegevens boven 1: kan nu worden ingesteld om te tonen op alleen 1e pagina, alleen vanaf 2e pagina of op alle pagina’s.
Bedrijfsgegevens boven 2: kan nu worden ingesteld om te tonen op alleen 1e pagina, alleen vanaf 2e pagina of op alle pagina’s.
Lijn boven: kan nu worden ingesteld om te tonen op alleen 1e pagina, alleen vanaf 2e pagina of op alle pagina’s.
Lijn onder: kan nu worden ingesteld om te tonen op alleen 1e pagina, alleen vanaf 2e pagina of op alle pagina’s.
Nieuwe e-Mail module
Ook het verzenden van facturen verloopt op een nieuwe manier (al is daar aan de voorkant weinig van te merken).
Het belangrijkste visuele verschil is dat het pop-up scherm minder velden heeft (datum, tijd, medewerker,enz.) en er wat strakker uitziet.
Via Menu -> Relaties -> Laatste Mail, heb je een overzicht van alle verzonden emails uit Kleisteen.
Offerte
Het is ook mogelijk om een voorblad in te vullen bij de offerte. Wanneer deze niet leeg is zullen de offerte regels altijd op de volgende pagina beginnen.
Reisbureauregeling
Het is nu mogelijk om de speciale Reisbureauregeling toe te passen op de factuur via Acties -> Reisbureauregeling. Hiervoor kun je de BTW margeregeling toepassen voor de 21%.
Aanmaning
De aanmaningen module is ook vernieuwd op de achtergrond ook al zijn de visuele verschillen minimaal.
Relatie contacten
Via Relaties -> Laatste contacten, is er een overzicht van alle contacten van een relatie zoals Aanmaningen, notities, offertebevestingen, brieven, werkbonbevestigingen.
