Digitaal klantendossier

Het klantendossier is bedoeld voor accountants- en administratiekantoren om veilig online alle (basis) documenten van je klanten voor bijvoorbeeld het jaarrekeningdossier en inkomstenbelasting etc. te beheren. Gebruik het klantendossier om alles veilig en efficiënt op te slaan, tevens kun je op deze manier voldoen aan de eisen van de AVG.

Bij elk document dat je opslaat kun je instellen wie het mag zien (delen tussen kantoor / klant), als de klant het mag zien dan krijgt hij een bericht dat er iets nieuws in zijn dossier klaar staat, hij kan dan inloggen en inzien/downloaden en ook akkoord geven (ingepland).

Klantendossier aanzetten: Kies in het beheerscherm in het linkermenu ‘Alle administraties’. In de tweede kolom zie je versie/dossier. Hier kun je het hokje aanvinken. Via Klantendossier in je Portal menu kom je bij het dossier voor het instellen van de templates. Via KlantenDossier in het Beheersscherm van een administratie kom je bij het Dossier van de klant. Je kunt ook bij Mijn administraties Acties -> dossier, direct naar het Klantendossier. Ook vanuit de administratie via het Accountancy boekje kun je op Klantendossier klikken. Klik op een Hoofdmap om alle mappen en documenten daaronder te openen (in te stellen per Hoofdmap).

Instellen

STAP 1 Maak in de eigen Portal een aantal templates aan zoals

• • Eenmalig, met hierin Hoofdmappen zoals Vaste Stukken die je maar 1x hoeft toe te voegen in een administratie.

• • Jaarwerk 2020, met hierin Hoofdmappen voor het toevoegen van de documenten voor de jaarrekeningcontrole.

Voorbeelden:

Template – Eenmalig basis mappen

-> Hoofdmap – Vaste Stukken

—> submap – Persoonsgegevens vennoot A

—> submap – Persoonsgegevens vennoot B

—> submap -Overig

-> Hoofdmap – Documenten van klant (voor tijdelijke upload door klantgebruikers)

Template – Jaarwerk

-> Hoofdmap – Jaarwerk 2023 (wijzig het jaartal elk boekjaar voor hergebruik)

—> submap – Materiele vaste activa

—> submap – Voorraden

—> submap -Liquide middelen

 

STAP 2 Dossier instellen in Beheerscherm van administratie a.d.h.v. de templates

• • Klantendossier -> akties -> gebruik template, voeg 1x de eenmalige mappen toe

• • Klantendossier -> akties -> gebruik template, voeg elk boekjaar een nieuwe mappenstructuur toe

Permissies

Standaard zien alleen Kantoorgebruikers de mappen en documenten. Om een klantgebruiker toegang te geven tot een of meerdere mappen en documenten kun je bij het dossier van de administratie bij de desbetreffende map op het Permissies icoon klikken en daar instellen wat de klantgebruiker mag doen. Om een klantgebruiker toegang te geven tot een map moet de klantgebruiker ook toegang hebben tot alle eventuele mappen daarboven. Wanneer een klantgebruiker toegang heeft tot een map zullen in eerste instantie alle documenten zichtbaar zijn. Per document kan eventueel de permissies worden ingesteld. Koppelen documenten aan mappen

• • bij desbetreffende map op koppel/upload icoon klikken en dan vanuit de Inbox koppelen of handmatig uploaden

• • (laat klant) mailen naar mailnaamadministratie.dossier@inbox.kleisteen.nl

• • vanuit Inbox op Toon klikken en dan koppelen aan map

• • bij gekoppeld document zoals bij een Vaste activa op Toon document klikken en dan koppelen aan map (deze blijft dan zowel bij transactie staan als ook in de desbetreffende map

Verplaatsen document binnen een map

• • klik bij desbetreffende document op toon en selecteer een andere map

• • een document kan maar in één map zitten

• • de permissies van het document worden meegenomen

2-Staps verificatie We adviseren om voor de toegang van de klant altijd de 2-staps verificatie aan te zetten als extra veiligheidsstap.

Notities

• • Je kunt notities toevoegen bij een map of document door op het Wijzig icoon the klikken.

• • Wanneer er notities staan bij een map dan worden deze meteen zichtbaar in het overzicht.

• • Wanneer er notities zijn bij een document verschijnt er een icoon achter de naam van het document en waar je met de muis overeen kan om de notitie te zien.

Nog Gepland

Overzicht van documenten die nog niet gezien zijn door klantgebruiker Mail/bericht naar klantgebruiker dat er een nieuw document is Bevestiging door klantgebruiker voor akkoord Directe koppelingen naar gegeven in administratie (zoals links naar de Vaste activa) Verwijderen mappen