Betaalopdrachten en incasso-opdrachten

SEPA XML Betaalopdracht

Vooraf:

Zorg dat u met de bank heeft afgesproken dat de betaalopdracht als ‘batch’ of totaal (in 1 bedrag) wordt afgeschreven

Stap 1

Voer alle eigen bankgegevens in via -> instellingen -> banken.

Stap 2

Zorg dat voor alle crediteuren/relaties die via een betaalopdracht worden betaald het IBAN nummer goed is ingevuld. Vul eventueel uw eigen Klantnummer in bij de relatiegegevens, deze zal dan ook met de betaling meegestuurd worden samen het het factuurnummer.

Bij de desbetreffende inkooptransactie kan ook nog een extra betaling referentie worden toegevoegd die ook meegestuurd zal worden.

Stap 3

Ga naar Ebankieren -> Betaalopdracht -> Nieuwe en selecteer de desbetreffende openstaande transacties. Dit zijn de transacties die bij tegenrekening Crediteuren staan.

U kunt het automatisch selecteren van facturen die vervallen zijn aanzetten via de Systeemvoorkeuren (het tandwiel rechtsboven in het scherm)- E-bankieren/banken -> ‘Automatisch selecteren vervallen openstaande posten bij nieuwe betaalopdracht’. Dit is per administratie instelbaar.

Daarna kunt u bewaren en het bestand downloaden en bij uw bank importeren zoals gebruikelijk.

SEPA XML/PAIN Incasso-opdracht

Vooraf:

Zorg dat u met de bank heeft afgesproken dat de betaalopdracht als ‘batch’ of totaal wordt afgeschreven.

Dit zorgt ervoor dat u niet alle facturen apart op ‘betaald’ boekt maar dat dit in 1 x gebeurt.

Stap 1

Zorg dat u een incasso contract heeft met uw bank en een incassantennummer (ID) heeft gekregen.

Stap 2

Ga naar  -> instellingen -> banken -> en klik op ‘bank incassant’ om uw incassantgegevens in te vullen.

Het soort incassocontract zal normaal gesproken ‘standaard’ zijn. Als dit ‘zakelijk’ is moeten de machtigingen geregistreerd zijn bij uw bank en bij de bank van de debiteur.

Deze gegevens zijn uiteraard terug te vinden op het incasso-contract met uw bank.

Stap 3

Voer alle eigen bankgegevens in via -> instellingen -> banken, inclusief de BIC codes.

Stap 4 debiteuren en facturen

Zorg dat bij alle klanten/debiteuren/relaties die via een incasso-opdracht worden geïncasseerd, het IBAN-nummer goed is ingevuld.

Zorg ook dat de facturen die u automatisch wilt laten incasseren, ook als betaalwijze ‘automatische incasso’ hebben, en niet debiteuren.

Check eventueel de instellingen bij systeemvoorkeuren -> abonnementen en systeemvoorkeuren ->facturen

-> standaard tegenrekening bij facturen en/of abonnementen op automatische incasso zetten.

Stap 5

Ga naar Ebankieren -> incasso-opdracht -> en kies

– ‘nieuw herhalend’ (RCUR) . (vroeger was er een duidelijk onderscheid met eenmalig maar dit is niet meer zo)

Het systeem zal de facturen met betaalwijze ‘automatische incasso’ zoeken. Dit kan ook een abonnementenrun zijn waarbij u alle facturen en het totaalbedrag ziet, en kunt selecteren.

U selecteert de facturen die u wilt incasseren, deze selectie bewaart u, dan volgt er een scherm waarin u het sepa/xml bestand kunt downloaden.

Dit bestand kunt u vervolgens inlezen/importeren vanuit uw internetbankieren. U kiest voor incasso-opdracht – importeren en dan zal gevraagd worden een bestand van uw computer te kiezen. Het duurt doorgaans enkele werkdagen voordat de bank uw incasso uitvoert.

Verwerk de betaling van het bestand en eventuele storno’s via e-bankieren of het open-posten scherm.

Mocht u problemen ondervinden bij het importeren van een SEPA (PAIN)-bestand bij uw bank, geeft u deze dan alstublieft door aan support@kleisteen.nl.

Betaalopdracht/incasso aanpassen of verwijderen

Om een betaalopdracht/incasso aan te passen of te verwijderen kunt u gaan naar de desbetreffende betaalopdracht/incasso en dan Akties -> Wijzig.

Let op: Doe dit niet wanneer de opdracht al bij de bank is geïmporteerd! Kleisteen zal dan geen match meer kunnen vinden bij het afboeken.

Hier kunnen transacties worden toegevoegd of verwijderd. Wanneer alle transacties worden verwijderd dan zal de betaalopdracht leeg zijn en de openstaande transacties weer individueel zichtbaar in het afboekscherm.