Bankmutaties verwerken

Het afboekscherm:

E-bankieren -> afboeken

Wanneer kosten en verkopen zijn ingevoerd en de bankmutaties zijn ingelezen via e-bankieren-importeer (of ze staan automatisch in het systeem) kan er door aan te vinken snel worden afgeboekt.

• werk dit scherm regelmatig bij!
• bij handmatig importeren van uw bankgegevens: doe dit bijvoorbeeld wekelijks en niet eens in de zoveel maanden. Het is niet de bedoeling dat er honderden mutaties open staan om afgeboekt te worden en dit werkt ook heel onprettig

Het systeem zoekt matches op basis van relatie (iban nummer), bedrag, datum.

TIP: vul bij het maken van een nieuwe relatie ook altijd het IBAN in zodat het systeem de mutaties beter bij elkaar kan zoeken.

Als er door het systeem geen matches gevonden zijn, kan dit een aantal oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

1. Verschil in (samengevoegde) betaling/Ander bedrag overgemaakt
Kosten of verkopen zijn geboekt in Kleisteen maar de match wordt niet gevonden omdat een ander bedrag is overgemaakt (betalingsverschil of meerdere facturen samen betaald bijvoorbeeld). Dit kan worden opgelost door het bedrag te VERDELEN.

Hetzelfde geldt als er inkoop- en verkoopfacturen (of bijv een creditnota) facturen met elkaar verrekend zijn. Verdeel de bankmutatie in de bedragen van de openstaande facturen en de match wordt gevonden.
VERDELEN kan onder de actieknop aan het eind van iedere bankregel. Hier kunnen zowel positieve als negatieve bedragen worden ingevuld.

Verdeel het betaalde bedrag :

1. exact het bedrag van de verkoop- factuur (1 of meerdere is altijd mogelijk)

2. en/of het bedrag van de inkoopfactuur

3. en/of het bedrag van een creditnota

4. eventueel het verschil, als er alsnog een betalingsverschil is

punt 1 -2-3 krijg je een match in het afboekscherm, met de factuur of samenvoeging
punt 4 boek je af met bijvoorbeeld de knop kosten of betalingsverschillen, of gebruik voor volgende factuur van zelfde relatie

 

2. De betreffende kosten of verkopen/facturen zijn nog niet in Kleisteen geboekt
In dat geval kunt u alsnog de bijbehorende boeking maken door een van de mogelijkheden (kosten, banktransactie, verkopen) te kiezen. Uiteraard kunt u ook gewoon via Hoofdmenu naar het gewenste scherm gaan om een boeking te maken.

Let op dat u geen kosten dubbel inboekt.

3. De kosten of verkopen/facturen zijn WEL in Kleisteen geboekt, maar zijn ook al handmatig afgeboekt als betaald zodat ze niet meer openstaan; dan worden ze ook niet getoond.
In dat geval kunt u de mutatie verwijderen met het linkje ‘handmatig’. Kies voor handmatig verwerkt.

4. Er is te weinig betaald (deelbetaling)

Vanuit ebankieren-afboeken ga je bij de betreffende ontvangst naar open posten. Zoek daar de openstaande factuur op (meestal bij debiteuren), selecteer deze en boek zo de betaling.

De rest van de factuur blijft automatisch open staan.

5. Totaalbedrag hoort bij meerdere openstaande facturen/transacties

Wanneer er één totaalbedrag is dat bedoeld is voor meerdere openstaande bedragen tegelijkertijd (die open staan bij de Open posten) dan kun je de desbetreffende facturen/transacties samenvoegen zodat het totaalbedrag van de samengevoegde bedragen gelijk is aan het betaalde totaalbedrag.

Een andere optie is om dit totaalbedrag te verdelen in de bedragen van de afzonderlijke facturen, zodat er wel matches worden gevonden.