Abonnementen maken en factureren
NB: Kijk voor informatie over uw eigen Kleisteen-abonnement bij: uw-kleisteen-administratie
De abonnementen module kan worden gebruikt voor maandelijkse/periodieke facturering van een specifieke dienst of product, aan een bepaalde klant of aan meerdere klanten.
Voorbeelden zijn webhosting, tijdschriften, onderhoud- of servicecontracten, lidmaatschappen en contributies, lesgelden.
De facturen die via de abonnementen worden gemaakt kunnen momenteel alleen via email worden verzonden en nog niet per batch worden uitgeprint.
Een abonnement wordt bepaald door een aantal specifieke kenmerken die samen een uniek product vormen:
omschrijving (voorbeeld: ABONNEMENT Basis)
prijs (voorbeeld: 25 euro)
factuurperiode (voorbeeld: per maand)
Wanneer één van deze kenmerken anders is dan wordt het een ander abonnement.
omschrijving (voorbeeld: ABONNEMENT Basis)
prijs (voorbeeld: 70 euro)
factuurperiode (voorbeeld: per kwartaal)
ABONNEMENT MAKEN
STAP 1
Een nieuw abonnement wordt aangemaakt/gewijzigd via Verkoop -> abonnementen -> nieuw abonnement.
Bij het aanmaken van een nieuw abonnement moeten worden ingevoerd :
- Productcode: deze komt op de factuur te staan
- Omschrijving: dit is de naam van het abonnement, deze komt ook op de factuur te staan
- Bedrag excl BTW: dit is het bedrag per factuurperiode (dit kan dus een bedrag voor een maand zijn maar ook voor een jaar)
- Factuurperiode: dit bepaalt de regelmaat van facturen per jaar, momenteel kunt u kiezen uit eens per 1, 2, 3(kwartaal), 4, 6 of 12 maanden.
- omzetcategorie (te wijzigen via Hoofdmenu -> instellingen -> verkopen)
STAP 2
KOPPELING ABONNEMENT AAN RELATIE
Dit gebeurt in het scherm met de relatiegegevens: zoek de relatie op en klik op details.
Klik op het linkje wijzig bij ABONNEMENTEN aan de rechterzijde van de pagina.
De actieve abonnementen worden getoond. Hier kan
vervolgens een abonnement worden gekoppeld aan de relatie.
Wanneer een abonnement wordt gekoppeld aan een relatie dan is er een aantal gegevens van belang:
– actief: wanneer dit niet is aangevinkt wordt er ook niet gefactureerd!
– begindatum: deze datum bepaalt vanaf welke datum, dag en maand er wordt gefactureerd.
Wanneer de factuurperiode groter is dan 1 maand dan wordt deze maand als basis genomen.
Voorbeeld: begindatum = 12-09-2020, factuurperiode = per 3 maanden (kwartaal). Dit
betekent dat er in september, december, maart en juni zal worden gefactureerd.
De dag van de begindatum bepaalt ook de weergave van de termijn die gefactureerd wordt op de factuur
Voorbeeld: periode: 01-01-2021 t/m 31-03-2021
– einddatum: eventueel de datum tot wanneer er gefactureerd moet worden
– aantal: aantal abonnementen (verplicht)
Als u op de details van een abonnement klikt, kunt u nog gegevens toevoegen die ALLEEN voor deze klant gelden:
- referentie: extra tekst die op de factuur wordt vermeld naast de naam van het abonnement
- kortingperiode, kortingsbedrag
- notities
STAP 3
FACTUREREN VAN ABONNEMENTEN
Dit gebeurt via -> Verkoop->abonnementen -> nieuwe facturering.
Een aantal belangrijke gegevens moet hier worden ingevuld:
maand: dit is de periode waarop de factuur betrekking heeft (en niet de factuurdatum).
Een abonnement kan maar één keer per maand worden gefactureerd, het systeem zal automatisch de reeds gefactureerde abonnementen overslaan. De begindatum zoals deze is ingevoerd bij de koppeling van de relatie met het abonnement bepaalt de maand waarin voor het eerst gefactureerd zal worden. De maand van de begindatum en de factuurperiode bepalen in welke maanden er gefactureerd zal worden.
dag: dit is de periode binnen de maand waarover gefactureerd zal worden, dit betekent dat u meerdere keren een bepaalde maand kunt facturen. Bijvoorbeeld eerst de abonnees die tussen 1-15 van de maand moet worden gefactureerd en twee weken later de overige groep abonnees.
factuurdatum: dit is de datum die op de factuur komt te staan en tevens de datum waarop de omzetten in het systeem zullen worden ingevoerd.
omschrijving: dit is de naam van de abonnementfactuur zoals deze in de lijst zal staan van wat er is gefactureerd. Het is mogelijk om aan te vinken dat wat hier staat ook op de factuur verschijnt.
betaalwijze: dit is de betaalwijze voor dit factuurabonnement. Bij de instellingen in het detailscherm van de relatie, kan een afwijkende betaalwijze worden gekozen. Als u de abonnementen incasseert is het belangrijk dat u automatische incasso kiest. Anders wordt de batch (het geheel van de abonnement-facturen) niet getoond wanneer u bij e-bankieren een incasso-opdracht aanmaakt.
factuurtekst: dit is de factuurtekst voor dit factuurabonnement. Bij de instellingen in
het detailscherm van de relatie, kan een afwijkende factuurtekst worden gekozen zoals voor een andere taal of betaalwijze.
mailbericht: dit is het bericht dat in de mail staat wanneer deze wordt verzonden. Bij de instellingen in het detailscherm van de relatie, kan een afwijkend mailbericht worden gekozen.
selecteren abonnementen: deze abonnementen worden gefactureerd. Er kunnen meerdere abonnementen door elkaar heen worden gefactureerd. Wanneer één klant meerdere abonnementen heeft, verschijnen deze allemaal samen op één factuur.
Nadat u op Bewaar heeft geklikt krijgt u de mogelijkheid om de gegevens nogmaals te controleren en de factureren aan te maken door op Boek factuur te klikken. Hierna worden alle boekingen gemaakt van de onderliggende facturen. Ook nadat de facturen zijn geboekt, kunt u eventueel nog de basisgegevens wijzigen. U kunt nu ook op de knop Alle facturen onder der Actieknop klikken om een overzicht te zien van de facturen met detaillinks.
Is er iets mis gegaan? Kleisteen kan de gehele factuurbatch voor u verwijderen. Mailt u dan naar support@kleisteen.nl
Wil je 1 factuur wijzigen of uit de batch halen? Dat kan ook.
Om een factuur te wijzigen moet hij eerst uit de batch worden gehaald.
Je kunt een factuur uit de batch halen, dan is hij weer gewoon zichtbaar als openstaand.
Dit kan in de detailgegevens van de factuur (klik eventueel eerst op wijzig bovenin het scherm), ga dan naar betaalgegevens-wijzig, als de pop-up opent zie je daarin een vinkje met ‘verwijder uit batch’.
De factuur wordt nog wel met de rest mee gemaild, maar moet voor de incasso eventueel nog apart worden aangeklikt.
In de laatste stap kunt u de facturen versturen door op Mail facturen te klikken. Hierna is deze factuurronde afgehandeld.
OVERIZICHT ABONNEES
Er kunnen overzichten worden bekeken van alle abonnees per abonnement per maand bij Verkoop-abonnementen-abonnees.
BELANGRIJK
Voordat u verder met de abonnementen-module gaat werken is het belangrijk om eerst een goed overzicht te maken van alle abonnementen die moeten worden gebruikt. Let hierbij vooral op de drie kenmerken waaruit een abonnement is opgebouwd: omschrijving, prijs en factuurperiode.
