Handleiding voor het overstappen naar een nieuw boekhoudpakket
Een overstap naar een nieuw boekhoudpakket is best ingrijpend, maar met een goede voorbereiding is het prima te doen. In deze gids richten we ons op zelfstandige kantoren (accountants en boekhouders) die hun huidige software of excel-sheets willen vervangen door een meer geautomatiseerd en flexibel systeem zoals Kleisteen.
Waarom overstappen?
Een modern boekhoudpakket scheelt tijd en voorkomt fouten. Dankzij digitalisering, bank-koppelingen en duidelijke dashboards werk je sneller en overzichtelijker. Bovendien wordt samenwerken met klanten en collega’s een stuk eenvoudiger. Is je huidige pakket te duur, verouderd of past het niet meer bij jouw manier van werken? Dan is een overstap vaak de meest logische stap.
Er bestaan veel pakketten (denk aan Exact Online, AFAS, Twinfield, Yuki, SnelStart, e-Boekhouden of Rompslomp). In dit stuk richten we ons vooral op de overstap naar Kleisteen: software speciaal ontwikkeld voor zelfstandige kantoren. Kleisteen biedt slimme automatisering, lage tarieven (ook voor je klanten), onbeperkt factureren, bank-koppelingen en ondersteuning voor meerdere talen en valuta.
Tips voor een soepele migratie
-
Leer het nieuwe pakket kennen: Je accountmanager van Kleisteen komt bij je langs of plant een online meet om je snel wegwijs te maken.
-
Stel je koppelingen en automatiseringen in:(banken, Peppol, Mollie, BTW Portal, factuur-conversie) zodat je zo snel mogelijk kunt werken.
-
Werk parallel: houd de oude administratie nog even aan tot je zeker weet dat alles in de nieuwe omgeving goed draait.
-
Betrek klanten: informeer klanten over de overstap en de voordelen voor hen, zoals realtime inzicht via het klantendashboard.
-
Plan tijd voor nazorg: reserveer tijd om vragen van medewerkers en klanten te beantwoorden en stel processen bij waar dat nodig is.
Voorbereiding: maak je administratie klaar
-
Kies het juiste moment: overstappen aan het eind van een boekjaar of kwartaal zorgt voor een duidelijke beginbalans.
-
Ruim op en sluit af: werk achterstanden weg, controleer openstaande facturen en zorg dat je administratie schoon is.
-
Maak back-ups: exporteer grootboek, debiteuren, crediteuren, btw-historie en documenten in leesbare formaten zoals pdf, csv of Excel.
-
Selecteer je pakket: kies het Kleisteen-abonnement dat bij jouw kantoor past. Er zijn pakketten voor zowel ondernemers als accountants, met scherpe prijzen en flexibele inrichting.
De overstap in de praktijk
-
Meld je (gratis) Portal aan en dan je klanten: Kleisteen maakt een eigen rekeningschema aan maar je kunt ook zorgen dat al je klanten jouw rekeningschema krijgen. Kleisteen kan relatie- en produktgegevens importeren.
-
Kies de pakketten: Onze accountmanager zal je precies aangeven welk pakket je voor welke klanten nodig hebt. Je kunt dit ook op ieder moment wijzigen.
-
Stel automatiseringen in: koppel je bankrekening en gebruik Robotic Accounting om inkomende bonnen en facturen automatisch te verwerken.
-
Richt processen in: bepaal gebruikersrollen en autorisaties, bijvoorbeeld voor factuurgoedkeuring.
-
Vergelijk rapportages: draai balans en winst- en verliesrekening in zowel oud als nieuw systeem en check of deze overeenkomen.
-
Train medewerkers en klanten: laat zien hoe Kleisteen werkt, hoe facturen gemaakt worden en hoe klanten bonnen uploaden. Gebruik hiervoor de handleidingen en support.
Waarom kiezen voor Kleisteen?
Kleisteen bestaat sinds 2003 en is al vanaf het begin een online pakket geweest. Een moderne cloudoplossing, met een aantal voordelen die je niet overal vindt:
-
-
Robotic Accounting: automatische verwerking die verder gaat dan standaard boekhouden
-
Ontwikkeld voor accountants: gebouwd met input van ervaren professionals uit de praktijk
-
Ook fijn voor accountants: geen dure consultants maar gratis hulp bij implementatie (en daarna)
-
Flexibele contracten: maandelijks opzegbaar, geen langdurige verplichtingen
-
Sterke prijs-kwaliteitverhouding: uitgebreide functies tegen een scherp tarief
-
Ondersteuning voor meerdere valuta: handig als je internationale klanten hebt
-
Meertalige interface: werkt in verschillende talen, ideaal voor diverse markten
-
En hoe nu verder..?
Overstappen hoeft geen ingewikkeld project te zijn. Met een goede voorbereiding en een schone administratie kun je snel profiteren van moderne functies: automatisering, realtime inzicht en soepelere samenwerking. Kleisteen biedt een compleet en betaalbaar alternatief, speciaal ontwikkeld voor zelfstandige kantoren. Met dit stappenplan maak je de overstap zonder gedoe en ben je klaar voor de toekomst.
Kleisteen helpt je graag met een berekening van je overstapvoordeel en advies op maat voor jouw bedrijf.
Bereken je overstapvoordeel