Boekhouden voor beginners

→ Je wil alles bij elkaar, snel kunnen vinden. Ook het telefoon-nummer van die klant bijvoorbeeld.

→ Je focus ligt op het ondernemen, en niet op het doen van je administratie. Dat wil je zo snel en efficiënt mogelijk doen.

→ Je facturen wil je digitaal versturen. Zo zijn ze het snelst bij je klant, en worden ze dus ook sneller betaald. Voor het gemak van je klant kun je ook nog een Ideal|WERO-link gebruiken.

→ Je BTW-aangifte is klaar en verzonden binnen minuten.

Heb je je eerste facturen al verstuurd met een tekstverwerkingsprogramma? Dan kun je ze alsnog in Kleisteen zetten bij je handmatige verkopen. Dan hoef je niet opnieuw facturen te maken, maar is de omzet (en BTW) wel vastgelegd.

Een goed boekhoudpakket geeft je overzicht in je bedrijf

Heb je je kosten en verkopen ingevoerd in Kleisteen, dan zie je na het inloggen meteen de grafiekjes die dit weergeven. Na verloop van tijd zie je dus ook de trends in je bedrijf. Welke kosten nemen het snelst toe, kun je besparen, neemt je omzet toe? Je ziet het allemaal in een oogopslag.

Wat daarbij handig is, is dat je al je relatie-gegevens ook meteen online opslaat.

Namen en (email-)adressen en bijbehorende facturen van al je klanten (debiteuren), evenals van al je leveranciers (je crediteuren). Maar ook alle andere relaties en personen: je bank, je medewerkers, zakenpartners etc. Ook belangrijke papieren kun je (digitaal natuurlijk) koppelen aan je relaties.

Relaties worden onderscheiden in bedrijven en personen. Aan een bedrijf kun je contactpersonen toevoegen.

Wat makkelijk is in Kleisteen is dat je direct kan beginnen, met bonnetjes inboeken of facturen maken. Je hoeft niet eerst een balans te maken, ook niet als je onderneming al langer bestaat dan het lopende jaar. Dit kun je later altijd doen, of beter nog misschien, dit overlaten aan je boekhouder.

De 4 stappen:

1. Als alle bonnen en facturen in Kleisteen staan
2. Als je bankgegevens geïmporteerd (automatisch of handmatig) en geboekt zijn en het begin- en eindsaldo klopt. Hiervoor zullen ook de andere boekingen moeten worden ingevoerd, zoals overschrijvingen tussen banken, kasopnamen, kosten van de bank, afbetalingen van leningen en rente-boekingen, en overboekingen van zakelijk naar privé of andersom (de privé-rekening van een ZZP of eenmanszaak wordt meestal genoemd onder R/C, oftewel rekening-courant).
3. Als de BTW-aangiften zijn gedaan
4. Als de jaarlijkse aangiften zijn gedaan (Inkomsten- of vennootschapsbelasting)

De eerste 3 stappen kun je zelf makkelijk met Kleisteen. Uiteraard kun je ook alles overlaten aan een boekhouder. Deze zal je vaak vragen om in ieder geval stap 1 zelf te doen. (En je dit ook uitleggen)

Voor de laatste stap is samenwerking met een boekhouder aan te bevelen.

Heb je een hekel aan boekhouden of wil je je er niet in verdiepen? Schakel dan zo snel mogelijk een boekhouder in met wie je makkelijk samen kunt werken.

Uitgaven boek je door al je bonnen naar de INBOX te (laten) mailen.

→ In Kleisteen gebruik je je digitale inbox. Hier kun je vanaf je telefoon bonnetjes in uploaden. Ook kun je uploaden vanaf je computer of naar het emailadres van je inbox mailen.

→ Geef je leveranciers ook het email-adres van je Kleisteen-inbox door. Zo kun je het snelst inboeken.

→ Krijg je facturen binnen op een ander mailadres? Stuur ze zelf door.

→ Bonnetjes van dingen die je per kas of pin hebt betaald: deze fotografeer je meteen met je mobiel en kun je zo ook meteen naar je INBOX sturen. Zo ben je dus ook nooit meer bonnetjes kwijt!

→ Ga dan minimaal 1 x per week in Kleisteen naar je inbox, waar je alle binnengekomen kosten bij elkaar ziet, kies voor ‘boek als kosten’.

Je facturen maak je ook snel in Kleisteen.

Dit doe je via het menu -> Verkopen/facturering -> nieuw

Deze eerste stappen zijn eigenlijk al genoeg voor het doen van de BTW aangifte.

OF en wanneer de facturen betaald en afgeschreven zijn, is voor de btw-aangifte niet van belang.

Uitzondering is als facturen uiteindelijk NOOIT door je klant betaald worden, in dit geval kun je deze facturen crediteren/afboeken en op die manier de BTW terugkrijgen.

Je wil ook wat zekerheid over of je alles wel geboekt hebt. Is er niets vergeten? Wanneer de BTW-aangifte eenmaal is verzonden is het lastiger om correcties te maken, al is dit met een boekhouder goed op te lossen via een suppletie-aangifte.

Door je bank-mutaties te importeren (steeds meer kun je gebruik maken van automatische koppelingen zodat dit niet meer handmatig hoeft) kun je nog een extra controle doen of alles wel geboekt is, en boek je de overige transacties (zoals rente, overboekingen tussen banken of kas).

Wanneer dit het geval is, geeft dat al een indicatie van of je boekhouding netjes is bijgewerkt.

In Kleisteen boek je de mutaties van je bank in het e-bankieren ->afboeken scherm. Kleisteen zoekt bij iedere bankmutatie naar de bijbehorende boeking. Komt er een betaling binnen op een factuur die je hebt gemaakt, dan kun je dit met een vinkje afboeken. Zo is je boeking compleet.

Ook je eigen betalingen wil je bijhouden om te weten of je geen facturen over het hoofd hebt gezien. Ook al is dit in de praktijk minder een probleem want dan zul je vanzelf een herinnering ontvangen. Vervelend is natuurlijk wel als hier extra kosten bij komen. Betaal dus op tijd. Lukt dit een keer niet, neem dan contact op met je leverancier om hier afspraken over te maken om te voorkomen dat leveringen worden stopgezet.

Bank-mutaties kun je makkelijk in Kleisteen importeren, bij de meeste grote banken kan dit automatisch.

Dit doe je via Instellingen-Banken, daar zie je een ‘koppel’-knop.

Zijn je banken goed geboekt, dan kun je dit in Kleisteen E-banken -> bankboek zien aan groene OK aanduidingen.

Via menu → boekhouding → btw aangifte -nieuwe aangifte, zie je precies wat je bij de belastingdienst moet opgeven.

Bekijk de specificaties voor controle of alles lijkt te kloppen.

Zorg dat eerdere aangiftes in Kleisteen zijn vastgelegd, je kunt dan de aangifte meteen uit Kleisteen digitaal verzenden naar de Belastingdienst.

BTW wordt ook wel OB genoemd, omzetbelasting.

Als beginnend ondernemer kan het best zijn dat je zelfs BTW terugkrijgt van de belastingdienst, alle BTW die jij betaalt over je gemaakte kosten en inkoopfacturen krijg je terug van de belastingdienst.

Over alle omzet die je maakt draag je 9 of 21 % af aan de belastingdienst.

Per saldo blijft er dus altijd een bedrag over dat je ontvangt of moet betalen.

Doe je je aangifte te laat of betaal je te laat (ook al is het maar 1 dag), dan kun je boetes krijgen.

Zorg dus dat je dit snel in orde maakt.

Dit laten de meeste ondernemers door een boekhouder doen. Ben je ZZP-er, dan is de administratie misschien nog te overzien maar is het de vraag hoeveel tijd je ervoor hebt. Voor een BV of iets grotere onderneming met personeel is het in ieder geval aan te raden een administratiekantoor of accountant in de arm te nemen.