Snel starten

Zodra u begint met ondernemen begint de papierwinkel zich op te dringen. U maakt het uzelf een stuk makkelijker door wat orde in de chaos te scheppen. Hieronder geven we u wat richtlijnen. Goed opbergen kost tijd, maar scheelt bergen tijd bij het terugzoeken!

Wilt u individueel advies of hulp bij het starten met Kleisteen? Alle nieuwe klanten kunnen beroep doen op het gratis telefonisch startconsult (maximaal 30 minuten). U kunt ook een van onze workshops bezoeken, bij de beginners-workshop wordt ook een inleiding over boekhouden/administratie in het algemeen gegeven. En u kunt uw vragen natuurlijk altijd stellen aan onze support-afdeling.

Uw kantoor

Bakjes

Hanteer een aantal bakjes (stapelbakjes zijn handig):

POST IN - alle post die nog niet is gelezen
TE ARCHIVEREN - alle niet-financiële post die is gelezen en kan worden opgeborgen
AKTIE - alle niet-financiële post die is gelezen en waar nog iets mee gedaan moet worden
TE BOEKEN - alle financiële post (facturen, bankafschriften, belastingaanslagen, e.d.) en andere documenten (zoals bonnetjes, declaraties) die nog moeten worden geboekt in KLEISTEEN. Alle informatie m.b.t. te factureren zaken.
GEBOEKT - alle financiële documenten die in uw boekhoudsysteem zijn geboekt, en kunnen worden opgeborgen.
POST UIT - alle eigen post/correspondentie die moet worden verzonden.

En eventueel nog:
ORDERS - alle lopende orders
OFFERTES - alle lopende offertes

Ordners

BELASTING - Archiveer alle correspondentie van de belastingdienst chronologisch en ingedeeld naar BTW, VPB, IB, te betalen loonbelasting (ook van uw personeel), MRB etc.
FINANCIEEL - Archiveer per jaar alle financiële documenten opgedeeld in:- facturen- bankafschriften- bonnetjes - kasboekoverzichten- correspondentie met boekhouder. Het is handig om in ieder geval een ordnervoor uitgaande facturen (debiteuren) en een voor inkomende facturen (crediteuren) te hebben.

Voor minder grote stapels papier kunnen hangmappen erg handig zijn.
ALGEMENE INFO - Archiveer relevante zakelijke informatie zoals catalogi, folders, flyers.
JURIDISCH/CONTRACTEN - Archiveer hier alle juridische documenten van advocaat of notaris, contracten, inschrijving KvK. Denk ook aan contracten van uw mobiele telefoon, internet.
WACHTWOORDEN en TOEGANGSCODES - overzichten van passwords en toegangscodes voor websites en systemen. Het is raadzaam deze op een centrale plek te bewaren, dit dient natuurlijk wel een veilige plek te zijn. Hier zijn tegenwoordig ook online oplossingen voor.
CORRESPONDENTIE - Archiveer alle zakelijke post/correspondentie op alfabetische volgorde.

Uw werkwijze

STAP 1

Open en lees elke dag uw post! Stop deze vervolgens in een van de bakjes. Wanneer u geen tijd heeft, open dan wel de post en stop dit dan in het POST-IN bakje. Stop alle bonnetjes in het TE BOEKEN bakje. Vermeld hierbij op de achterkant of dit (door uzelf of anderen) is voorgeschoten en/of via de kas is betaald.

STAP 2

Kijk regelmatig in uw AKTIE bakje.

STAP 3

Boek zo vaak mogelijk alle financiële documenten in KLEISTEEN. Hierdoor kunt u overzicht houden op de debiteuren en crediteuren en kunt u elk moment een BTW aangifte uitprinten of een winst & verliesrekening bekijken. Zet op alle documenten die ingeboekt zijn dat deze verwerkt zijn (via een stempel of duidelijke krabbel) en stop deze in het GEBOEKT bakje.

STAP 4

Loop regelmatig de bakjes TE ARCHIVEREN en GEBOEKT na en berg alle documenten op in de daarvoor bestemde ordners.

Opmerkingen en tips

Privé en zakelijke rekening scheiden: gebruik 2 bankrekeningen

Verdeel uw geldstromen tussen privé en zakelijk. Ook al is het niet altijd verplicht (eenmanszaak), het is verstandig om privé en zakelijke transacties via verschillende bankrekeningen te laten verlopen. U hoeft niet per se een zakelijke rekening te openen, u kunt dit ook scheiden door 2 privé-rekeningen te gebruiken.

BTW-aangifte

Wanneer u de administratie regelmatig bijhoudt hoeft u aan het einde van de maand of kwartaal alleen de aangifte uit te printen, de gegevens staan klaar om over te nemen op uw belastingaangifte. Print dan ook meteen de specificatie uit en berg deze samen op in de ordner BELASTINGEN.