Loonkosten

Er zijn twee manieren om de loonkosten vanaf loonstroken te verwerken:

1. Loonkosten invoeren in het KOSTEN scherm.

U voert de werkelijk betaalde bedragen zoals betaalde netto lonen, betaalde loonheffing/premies, pensioenpremies in.
U kiest als categorie Loonkosten (BTW = geen).
Als het bedrag al betaald is, kiest u als tegenrekening de betreffende bankrekening en u voert meteen de betaaldatum in, de boeking is dan meteen afgehandeld.
Anders kiest u als tegenrekening 'overig te betalen' en boekt u het bedrag later af, via bijvoorbeeld het OPEN POSTEN scherm.

Deze manier is eenvoudig maar u heeft verder weinig inzicht in de loonkosten per medewerker of de te verwachten betalingen van loonheffing of premies.

2. Bij de tweede manier gebruikt u de LOONKOSTEN module om de gegevens in te voeren. (inkopen/kosten -> loonkosten)
Om de precieze boeking te doen, kunt u het best een loonjournaalpost gebruiken van uw salarisadministrateur/ boekhouder.
In het algemeen is het aan te raden het opstellen van de salarisstrook over te laten aan een deskundige om er zeker van te zijn dat deze correct wordt gemaakt.
Indien nodig kunt u via de knop instellingen de benodigde grootboekrekeningen selecteren.
Tijdens het boeken kiest u de desbetreffende medewerker, de loonkosten worden automatisch verwerkt in het resultaat en de te betalen bedragen worden zichtbaar bij OPEN POSTEN om de betaling te kunnen afboeken van de bank. Dit geldt met name voor 'te betalen netto lonen' en te betalen loonheffing.

invoeren van gegevens

LET OP: het scherm kan pas worden opgeslagen als debet- en creditzijde gelijk zijn, u ziet onderaan steeds de optelling.

De bedragen worden direct overgenomen van een loonstrookje. Het gaat hierbij om de bedragen van de desbetreffende maand. Het totaal bruto-loon in het scherm moet overeenkomen met het totale bruto salaris op het loonstrookje (dit staat meestal bovenaan).

Als u eenmaal alle gegevens voor een medewerker juist heeft ingevoerd, kunt u de volgende maand gebruik maken van het linkje 'gebruik gegevens van vorige maand'. Kies eerst de medewerker voor u de link aanklikt.

Medewerker:
De loonkosten worden verplicht gekoppeld aan een medewerker. Met deze koppeling kunnen er overzichten per medewerker worden getoond.

overzicht loonkosten

U kunt te allen tijde een overzicht uitdraaien van de loonkosten over een bepaalde periode.
Dit kunt u doen bij > LOONKOSTEN >laatste 25 > OVERZICHT

vakantiegeld

Elke maand wordt er een stukje van het vakantiegeld gereserveerd ten laste van de loonkosten.
In de maand dat het vakantiegeld wordt uitbetaald, betekent dit dat de netto lonen hoger zullen zijn maar dat de loonkosten hetzelfde blijven als altijd.
Het vakantiegeld dat deze maand deel is van de netto lonen wordt verrekend met de reservering van het vakantiegeld.
Dit kan worden geboekt door het saldo tussen de nieuwe reservering van die maand plus de uitbetaling te boeken op 'reservering vakantiegeld'.
Of het betaalde vakantiegeld kan worden geboekt op rekening 'betaling vakantiegeld' (eventueel zelf aan te maken via grootboekbeheer).

standaardrekeningen
Het systeem heeft drie standaardrekeningen nodig om de boekingen automatisch te kunnen maken:

- standaard bruto loonrekening (resultaat)
- standaard netto loonrekening (balans, schuld)
- standaard vakantiegeld loonrekening (balans, reservering)

Deze worden standaard ingesteld bij het aanmelden van de nieuwe administratie. U kunt ze wijzigen via Boekhouding -> Grootboekbeheer -> standaardrekening.

de boeking van de journaalpost

De gegevens die worden ingevoerd in dit scherm worden gebruikt om automatisch de loonjournaalpost te boeken. In de meest eenvoudige vorm ziet deze er als volgt uit:

Bruto loon (komt bij de kosten te staan)
AAN: Te betalen netto lonen (komt bij Open Posten te staan)
AAN: Te betalen loonheffing (komt bij Open Posten te staan)
(sinds 1-1-2006 betaalt u loonheffing, inclusief sociale premies, in 1 bedrag aan de belastingdienst.)

Dit is verder uit te breiden en te wijzigen via Grootboekbeheer.

Het bruto loon wordt automatisch berekend als het saldo van alle ingevoerde bedragen.

Na het invoeren is de journaalpost te zien via de knop Journaalpost.


inrichting van de rekeningen
Bij het opstarten van de administratie moet het invoerscherm worden ingericht zodat deze grotendeels overeenkomt met de aangeleverde loonjournaalpost van de boekhouder of salarissysteem.

De loonrekeningen die gebruikt worden, kunnen uit twee subverdichtingen komen:

- Salarissen & belasting -
Dit is de subverdichting met systeemcategorie: Lonen & sociale premie.
In deze subverdichting staan alle relevante balansrekeningen die betrekking hebben op de lonen, reserveringen en de betalingen hiervan.

Bij de Open posten staan de bedragen voor te betalen belastingen, sociale premies e.d. per saldo van het op dat moment openstaande bedrag (reserveringen minus betaald).