e-bankieren

-> e-bankieren

U kunt e-bankieren gebruiken om uw bankgegevens te downloaden en vervolgens in te laden in KLEISTEEN, waarna u het ingeladen bestand kunt gaan afboeken.
Tevens kunt u een betaalopdracht of incasso-opdracht aanmaken als clieop-bestand en in uw telebankierprogramma importeren (mits deze functie daar beschikbaar is). Alles wordt hier stap voor stap uitgelegd.

LET OP:
Voordat e-bankieren naar behoren werkt, dient u bij Programma -> Instellingen -> Banken de velden met rekeningnummer, naam rekeninghouder en naam bank in te vullen.

CONTROLE SALDO:
Als u gaat afboeken via e-bankieren zal de controle op afschriftnummer worden losgelaten. Dit komt doordat de meeste bestanden die door uw bank worden gemaakt om te downloaden geen of zelfs afwijkende afschriftnummers bevatten. U kunt dan kiezen om OF zelf alle afschriftnummers in te voeren, OF, wat meestal handiger is, de controle op DATUM toe te passen. U kunt in het scherm ->banken achter de betreffende bankrekeningnummers kiezen voor overzichten op afschriftnummer of per maand en dag.

1. Importeer uw bankgegevens
e-bankieren -> importeer
In uw telebankier- of internetbankier-programma kunt u uw gegevens downloaden. Het bestand dat hierdoor wordt aangemaakt, kunt u importeren in KLEISTEEN, mits dit in een van de onderstaande formaten is.
De volgende formaten worden ondersteund:
MT940, dit kan bij de meeste banken worden gedownload aangezien dit de internationale standaard is.
Van de volgende banken kunnen CSV-bestanden worden ingelezen: (Postbank), ING, ABNAMRO, Rabobank, SNS.

Om gegevens te importeren in Kleisteen gaat u naar -> e-bankieren -> importeer.
Kies in dit scherm het goede bankrekeningnummer en zoek met de knop 'bladeren' het bestand op dat u heeft gedownload via uw internetbankier-programma. Klik dan op de knop 'importeer afschrift'.

Ga dan naar het scherm -> e-bankieren -> afboeken.

2. Afboeken (Het boeken van betalingen en ontvangsten)
Op deze wijze worden betalingen en ontvangsten geboekt, niet te verwarren met kosten en inkopen.
In de linkerhelft van uw scherm ziet u de regels die zijn ingelezen. Rechts ziet u, indien ze gevonden zijn, regels die overeenkomen met de linkerregel en die in KLEISTEEN door u geboekt zijn. Dit zijn de 'MATCHES'. Indien u het aankruisrondje aanvinkt, en daarna op bewaar klikt, wordt de regel afgeboekt. Doet u dit alleen als u er zeker van bent dat het inderdaad de juiste regel betreft! Uiteraard kunt u meerdere posten tegelijkertijd afboeken maar we adviseren om dit groepsgewijs te doen in series van 10 a 20. Dit omdat als het scherm minutenlang openstaat zonder op bewaar te klikken, er een time-out kan ontstaan.
Als er door het systeem geen matches gevonden zijn, kan dit globaal 2 oorzaken hebben:
1. De betreffende kosten of verkopen/facturen zijn nog niet in Kleisteen geboekt, of
2. De kosten of verkopen/facturen zijn WEL in Kleisteen geboekt, maar zijn ook al afgeboekt als betaald zodat ze niet meer openstaan.
In geval 1 kunt u alsnog de bijbehorende boeking maken door een van de mogelijkheden (kosten, banktransactie, verkopen) te kiezen. Uiteraard kunt u ook gewoon via Hoofdmenu naar het gewenste scherm gaan om een boeking te maken.
In geval 2 kunt u de regel van het bankafschrift verwijderen door op het linkje 'verwijder' te klikken, laat 'handmatig verwerkt' aangekruist staan, klik bewaar in het pop-up scherm.

LET OP: Doet u dit alleen als u zeker bent dat de transactie al is geboekt, want het systeem beschouwt verwijderde transacties als 'geboekt' voor het controleren van de banken. Indien u transacties verwijderd die nog niet geboekt waren kan dit dus voor een onjuiste weergave zorgen in uw banken-overzicht.

Het is ook mogelijk dat u matches verwacht maar dat deze niet gevonden worden omdat bijvoorbeeld het bedrag van het bankafschrift niet overeenkomen met het door u ingeboekte bedrag. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een klant een fout bedrag heeft betaald, of als u zelf een vergissing heeft gemaakt.

3. Betaalopdrachten
e-bankieren -> Betaalopdracht
U kunt hier op basis van openstaande bedragen in de rubriek 'crediteuren' betaalopdrachten maken, in de vorm van een clieop-bestand dat u kunt inlezen in uw telebankier-programma. Dit kan alleen voor openstaande kosten die gekoppeld zijn aan een crediteur, omdat de gegevens van de crediteur nodig zijn voor de betaling.
Als u klikt op betaalopdracht, krijgt u een overzicht van openstaande kosten bij bekende crediteuren.
Klik de regels aan die u wilt gaan betalen en bewaar het scherm. Kies vervolgens voor 'clieop downloaden'. (Download dit bestand op de computer waar u ook mee telebankiert zodat u het bestand niet meer hoeft te versturen o.i.d.).
Als het bestand is opgeslagen, kunt u dit bestand importeren in uw telebankier-programma. Vervolgens kunt u controleren of de geïmporteerde gegevens kloppen, en de opdracht uit laten voeren.
U kunt in dit scherm ook een overzicht van eerdere betaalopdrachten bekijken, en de status daarvan. (datum gedownload en, als de betaling met e-bankieren verwerkt is, datum betaald).

4. Incasso-opdracht
e-bankieren -> incasso-opdracht
Het aanbieden van incasso-opdrachten aan uw bank kan alleen als u hiervoor een incasso-contract heeft afgesloten met uw bank.
Dit zal vaak gebeuren als u ook gebruik maakt van de abonnementen-module, en bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks lidmaatschapsgelden van uw klanten incasseert.
De facturen van het abonnement maakt u aan via Abonnementen.
Daarna zullen de facturen (als geheel, of afzonderlijk) zichtbaar zijn wanneer u kiest voor incasso-opdracht -> nieuwe.
Selecteer de gewenste regels, klik bewaar.
Daarna komt u terug in het scherm met de mogelijkheid om een clieop bestand te downloaden; dat is het bestand dat uw bank nodig heeft om de incasso-opdracht te kunnen importeren.
Download het clieop-bestand en importeer dit in uw internet-bankieren programma.
Uw bank zal de gegevens controleren, dit gebeurt deels ook al in Kleisteen.
Als u meerdere facturen in eens incasseert, en dit gebeurt ook in 1 bedrag (dit kan vaak bij uw bank worden aangevraagd), is het van groot belang dat de incasso-opdracht zoals die in Kleisteen is aangemaakt overeenkomt met het bestand dat door uw bank wordt verwerkt, anders komen de geincasseerde bedragen later niet overeen en zullen er verschillen in de bank ontstaan.