Controleren

controleren banken, bankafschriften

Een van de manieren om te controleren of uw boekhouding klopt, is om uw banken te controleren.
Dit doet u via → banken.

Om te kunnen controleren of uw bankgegevens kloppen, moet Kleisteen beschikken over begin- en eindsaldi.
Dit kan op twee manieren, via een bankafschrift of op een bepaalde datum.

Steeds meer zal controle plaatsvinden op datum, vooral als u e-bankieren gebruikt. In dat geval worden namelijk niet de juiste afschriftnummers door uw bank meegegeven. Controle op datum scheelt ook tijd, een datum wordt immers altijd ingevuld bij een betaling of ontvangst, terwijl u de afschriftnummers niet hoeft in te vullen.

1. Controle op afschriftnummers
Als u bij een transactie (een kosten of verkoopregel, of een factuur etc.) de betalingsgegevens invoert vult u minimaal een datum en een bedrag in.
U kunt echter ook een afschriftnummer invullen. Kleisteen maakt dan dit afschriftnummer aan, als het nog niet bestaat. Hierbij gelden datum en nummer samen als leidraad.
De ingevoerde afschriftnummers kunt u altijd achteraf weer wijzigen, in het betaalgegevens-scherm, of via het bankenscherm.

Afschriften overzicht:
Als u vervolgens naar ->banken → per afschrift (gele knop achter de betreffende bankrekening) gaat, ziet u een overzicht van alle afschriften. Er wordt ook aangegeven welke ontvangsten of uitgaven nog niet aan een afschrift zijn gekoppeld (bovenaan het overzicht).
Via de knop 'nieuw afschrift' kunt u zelf een afschrift toevoegen als u dit zou willen. Via de knop 'wijzig alle afschriften' kunt u de datum, het begin- en eindsaldo aanpassen. Dit moet overeenkomen met het begin- en eindsaldo op uw papieren afschrift, om een goede controle mogelijk te maken.

Via de link 'specificatie' vooraan de regel, ziet u alle geboekte ontvangsten en uitgaven van een afschrift. Via de link 'wijzig afschrift' kunt u de gegevens van het afschrift aanpassen. Ook de hier in te vullen gegevens moeten overeenkomen met het papieren afschrift.
Met rode cijfers worden de nog te boeken bedragen aangegeven, als de in Kleisteen geboekte mutaties overeenkomen met de begin- en eindsaldi van het papieren afschrift, verschijnen er groene 'OK' -tjes.

2. Controle op datum, dus zonder afschriftnummers:
Als u geen afschriftnummer invoert bij het boeken van betalingen en ontvangsten, maar alleen de datum, dan kijkt u in het bankenscherm niet meer naar de knop 'per afschrift' maar alleen naar 'per maand' of 'per dag'. Hier kunt u ook de begin- en eindsaldi per dag wijzigen of invoeren, die overeen moeten komen met uw papieren afschrift.
Als u met e-bankieren werkt, zult u vaak niet met afschriftnummers werken. Deze worden namelijk niet meegestuurd door de banken (niet standaard), als u toch met afschriftnummers wilt werken zou dit betekenen dat u deze overal met de hand moet toevoegen of wijzigen, wat zeer bewerkelijk kan zijn.

Indien u in e-bankieren geimporteerde boekingen (aan de linkerzijde van het scherm) verwijdert omdat ze handmatig geboekt zijn, zullen deze door e-bankieren beschouwd worden als daadwerkelijk geboekt. Als u hierbij dus een vergissing maakt en boekingen verwijdert die NIET handmatig geboekt waren, kan dit de controle en het overzicht bemoeilijken. Wees dus voorzichtig met het verwijderen van posten in het afboekscherm.